Правильная постановка делопроизводства в районном (городском) суде является одним из важнейших условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений и постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся в суд граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.
Совершенствование делопроизводства в судах должно осуществляться путем внедрения принципов научной организации труда, передовых форм и методов работы с документами, механизации и компьютеризации.
Заведующий канцелярией (старший секретарь), секретари суда и судебного заседания, а также другие работники канцелярии, занимающиеся делопроизводством в суде, обязаны хорошо знать настоящую Инструкцию, структуру судов, график и порядок работы других юридических учреждений. Они должны быть знакомы с нормами гражданского и уголовного права и процесса, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональное мастерство путем самостоятельной подготовки и учебы в организованных формах.
Настоящая Инструкция устанавливает основные и единые правила организации делопроизводства в районных (городских) судах Российской Федерации.
Делопроизводство в военных судах осуществляется по правилам настоящей Инструкции за изъятиями, установленными для военных судов управлением военных судов Министерства юстиции Российской Федерации.
II. Руководство делопроизводством суда
и распределение основных обязанностей между
сотрудниками аппарата суда
1. Председатель суда руководит делопроизводством и отвечает за его состояние.
Председатель суда и по его поручению судьи систематически проверяют состояние делопроизводства в суде и своевременно принимают меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.
Председатель суда (в его отсутствие - заместитель или исполняющий обязанности):
а) организует работу канцелярии суда в соответствии с настоящей Инструкцией и Инструкцией по статистической отчетности органов, учреждений юстиции и судов, а также выполнение канцелярией требований ГОСТов на организационно-распределительную документацию;
б) в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебного долга распределяет должностные обязанности между работниками аппарата суда и осуществляет систематический контроль за их выполнением;
в) распределяет между судьями дела и материалы, контролирует сроки их прохождения в суде;
г) организует хранение, отбор и сдачу в архив документов суда, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;
д) не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;
е) дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов;
ж) внедряет в практику суда передовой опыт работы других судов по делопроизводству, средства оргтехники, решает вопросы организации рабочих мест;
з) обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками канцелярии по повышению деловой квалификации, организует освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов труда.
2. Заведующий канцелярией, старший секретарь (а в тех случаях, где эта должность не предусмотрена, секретарь суда) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции организует работу канцелярии, руководит работой секретарского состава и архива суда.
На него возлагается:
а) распределение работы между сотрудниками канцелярии суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей;
б) распределение поступившей корреспонденции;
в) учет явки на работу и ухода с работы сотрудников аппарата суда;
г) ведение нарядов;
д) контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по уголовным и гражданским делам и др.), правильным и своевременным составлением секретарями суда статистических отчетов форм N 1, 1-АП, 2;
е) учет и регистрация поступающих в суд предложений, заявлений, жалоб (кроме жалоб на приговоры, решения, определения и постановления), контроль за сроками их рассмотрения;
ж) контроль за исполнением постановлений о помиловании;
з) контроль за своевременной отправкой дел с кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;
и) учет частных определений и контроль за ведением переписки по их исполнению;
к) ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей;