15.3.1. Грузовая накладная представляет собой комплект, состоящий не менее чем из 12 экземпляров, три из которых являются подлинниками и предназначаются для перевозчика, отправителя и получателя. Остальные экземпляры являются копиями и предназначены для подтверждения доставки груза, для каждого из участвующих в перевозке груза перевозчиков, для аэропорта назначения и агента по продаже.
Если комплект оформленной грузовой накладной не имеет достаточного количества экземпляров или если оригинал грузовой накладной не имеет достаточного количества экземпляров, или если оригинал грузовой накладной по каким-либо причинам отсутствует или утерян, то применяется безномерная грузовая накладная, которая является перевозочным документом временного пользования (действия) и содержит минимум информации, необходимой для дальнейшей перевозки груза или его передачи получателю в пункте назначения.
15.3.2. Передаточная ведомость - перевозочный документ, свидетельствующий о передаче груза и сопроводительных документов одним перевозчиком другому в пункте трансфера и используется при определении ответственности, которую несет каждый участвующий в перевозке груза перевозчик в случае причинения ущерба грузу во время его перевозки.
Передаточная ведомость оформляется в четырех экземплярах: для служб, производящих расчеты и представительств передающего и принимающего перевозчика.
15.3.3. Акт о неисправностях при перевозке груза (CIR) составляется в случаях неисправности при перевозке груза и почты: повреждении, недостаче, утрате.
15.3.4. Акт (извещение) о невручении груза - составляется в пункте назначения самим перевозчиком или его Генеральным агентом (обслуживающим агентом) в следующих случаях:
когда груз по каким-либо независящим от перевозчика причинам не вручен получателю по истечении 14 дней со дня его доставки в исправном состоянии в пункт назначения в соответствии с первоначальными сроками, указанными в грузовой накладной;
при отказе со стороны получателя принять груз;
когда необходимо изменить или дополнить информацию, содержащуюся в Акте о неисправностях при перевозке грузов (CIR);
когда при перевозке в кредит груз каким-то образом был реализован и необходимо немедленно известить об этом перевозчика или его агента, оформившего грузовую накладную.
15.3.5. Акт о повреждении или уничтожении груза (CDR) составляется во всех случаях повреждения (уничтожения), недостачи груза, в том числе при аварии или катастрофе воздушного судна.
15.3.6. Уведомление об изменении оплаты за перевозку груза (ССА) - оформляется при необходимости изменения суммы оплаты за перевозку груза, если эта сумма неправильно или ошибочно указана в грузовой накладной и направляется перевозчику, выдавшему грузовую накладную, всем участвующим в перевозке груза перевозчикам, расчетному органу и грузовой службе перевозчика, вносящего изменение.
15.3.7. Почтовая ведомость (AV-7) - оформляется почтовым отделением в аэропорту отправки в 5 экземплярах и передается перевозчику вместе с почтой. Она содержит данные о пунктах отправления и назначения, рейсе и дате его выполнения, количестве мест и массе почты, ее вида и удостоверяется подписью отправителя.
15.3.8. Сертификат отправителя по опасным/радиоактивным материалам (Shipper's Certification for Restricted Articles/Radioactive Materials) составляется отправителем и наряду с другими данными содержит точное химическое название груза, количество и способ упаковки груза, особые условия перевозки и хранения (температура воспламенения, активность, период полураспада и т.п.).
Один экземпляр сертификата остается у перевозчика, который принял груз к перевозке, другой - направляется вместе с грузом в пункт назначения.