4.1. Журнал учета заводится с начала года и должен иметь на лицевой стороне обложки специальное оформление по форме, приведенной в приложении 2 к настоящему Положению.
4.2. Листы журнала учета должны быть пронумерованы по порядку и прошнурованы. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати таможенного органа. При этом на последней странице журнала сверху должна быть сделана заверительная надпись по форме, приведенной в приложении 3 к настоящему Положению.
4.3. Все записи в Журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.
4.4. В Журнале учета не допускаются подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.
В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе Журнала учета. В графе "Примечание" должностное лицо, ответственное за ведение Журнала учета, делает соответствующую запись, например:
"Исправлено в гр.8 и гр.15.
12.05.95 (подпись) (Ф.И.О.)"
4.5. В случае, если для регистрации заведенных в течение календарного года дел одного журнала окажется недостаточно, заводится новый журнал, который является продолжением первого.
По окончании года в Журнале учета после представления и регистрации всех составленных за этот год протоколов и актов о наложении взыскания начальником отдела таможенных расследований делается запись об общем количестве зарегистрированных дел о нарушении таможенных правил и актов о наложении взыскания. Последний порядковый номер записывается на лицевую сторону обложки Журнала учета.
4.6. Журналы учета дел о нарушении таможенных правил хранятся в отделе таможенных расследований в течение года, следующего за годом их заведения. По истечении указанного срока сдаются по описи на архивное хранение. Журналы учета дел о нарушении таможенных правил в архиве таможенного органа хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются по акту.
4.7. Условия хранения Журнала учета должны обеспечивать его сохранность. Ознакомление должностных лиц таможенного органа, за исключением указанных в п.п. 1.5., 2.5. настоящего Положения, с Журналом учета должно производиться в присутствии лиц, ответственных за его ведение и хранение.
4.8. Журналы учета дел являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
На сведения, содержащиеся в Журнале учета, распространяется действие ст.303 Таможенного кодекса Российской Федерации.