Порядок хранения журналов-ордеров, вспомогательных к ним ведомостей и первичных документов должен обеспечить возможность быстрого нахождения документов по каждой записи в учетных регистрах.
Бухгалтерский архив при журнально-ордерной форме счетоводства должен храниться в следующем порядке.
Первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов-ордеров или ведомостей аналитического учета. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному журналу-ордеру или к одной ведомости формируется отдельно. При этом внутри папки документы подшиваются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или ведомости. Каждой группе документов, относящейся к отдельному журналу-ордеру или ведомости должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указывается месяц и год, шифр балансового счета, номера документов /с N ........ по N ........ включительно/ и количество листов.
На папках приводятся, наименование предприятия или организации, название и порядковый номер папки /дела/ с начала года, отчетный период /год, месяц/ номер журнала ордера или ведомости, количество листов в папке /деле/.
Журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого из них. При этом журналы-ордера N 10 и N 10/1 хранятся в одной папке.
Ведомости аналитического учета хранятся в следующем порядке:
ведомость N 3 вместе с журналом-ордером N 4-а;
остальные ведомости /кроме NN 1, 2, и 4/ - в папках открываемых на год, отдельно для каждой из них. при этом ведомость N 10 хранится с ведомостью N 11, ведомость N 17-сн с ведомостью N 17 а-сн и ведомость N 18 с ведомостью N 18/1.
Ведомость N 14 хранится при журналах-ордерах N 10 и N 10/1.
Карточки по учету расчетов с дебиторами и кредиторами хранятся в отдельных карточках.
Листки-расшифровки хранятся вместе с документами, относящимися к журналам-ордерам или вспомогательным ведомостям, в которых производились записи на основе этих документов или листков-расшифровок.
Расчетные ведомости по зарплате хранятся в отдельной папке - по месяцам или в целом за год, в зависимости от количества ведомостей.
Папки для хранения журналов-ордеров и ведомостей следует изготовлять по формату последних, с внутренними корешками в них /в виде узких полосок/. К каждому корешку приклеивается бланк журнала-ордера или ведомости в хронологической последовательности /месяцев, NN цехов и т.п./ сверху вниз.
Если по какому-либо журналу-ордеру или ведомости число первичных документов незначительно, хранение каждой партии этих документов производится в годовых папках. при этом документы одного месяца отделяются от документов другого месяца разделителями /прокладками/.
Зам. начальника Управления
бухгалтерского учета и отчетности
П.Безруких