8.1. Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения, упорядочение документооборота.
8.2. Технические средства используются централизованно и децентрализованно. Централизованно используются лишь такие средства, которыми технически невозможно или экономически нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.
8.3. Технология автоматизации работы с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест. При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.
8.4. Автоматизированная подготовка документов осуществляется на автоматизированных рабочих местах структурных подразделений или в Департаменте по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии) Банка России и его учреждений. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, используется в работе на правах подлинника; запрещается перепечатывать машинограмму на пишущих машинках.
8.5. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно, в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах структурных подразделений или в Департаменте по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии) Банка России и его учреждений. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.
На базе данных автоматизированной регистрации документов строится информационно-поисковая система. Автоматизированная информационно-поисковая система обеспечивает информационными данными о всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм.
8.6. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
8.7. Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
На автоматизированный контроль ставятся регистрируемые документы со сроком исполнения не менее 10 дней.
Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и др. выводятся на экран дисплея.
8.8. Руководство Банка России и подведомственных организаций несет ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определяет право доступа работников к информации, хранящейся на машинных носителях.
Работники центрального аппарата Банка России и его учреждений обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.