4.1.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.1.2. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за ведение документации.
Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях Центрального банка Российской Федерации и подведомственных организациях осуществляется секретарем подразделения, а также Департаментом по управлению делами (Управлением делами, Общим отделом, Канцелярией) Банка России и его учреждений.
4.1.3. Дела заводятся в структурных подразделениях, как правило, в начале календарного года.
При необходимости в структурных подразделениях могут заводиться новые дела в течение года. В таком случае секретарь делает соответствующие пометки в номенклатуре дел.
4.1.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами. Приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
- документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации, в алфавитном порядке (для картотек, учета по территории и др.), в порядке разрешения вопросов;
- помещать в дела машинограммы на общих основаниях;
- соблюдать объем документов, которые должны помещаться в данное дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.
4.1.5. Распорядительные документы группируются в дела, по видам документов и хронологии.
4.1.6. Документы заседаний Совета директоров Банка России и правлений главных управлений Центрального банка Российской Федерации группируются в два дела:
- протоколы и решения (постановления) Совета директоров (правления);
- документы к заседаниям Совета директоров (правления) (повестки, справки, докладные записки, заключения, проекты решений и др.).
4.1.7. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний. По каждому виду отдельно.
4.1.8. Поручения правительственных органов группируются в дела в хронологическом порядке по дате регистрации документа.
4.1.9. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
4.1.10. Годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.
4.1.11. Расчетно-денежные документы формируются и хранятся в установленном порядке.
4.1.12. В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.
4.1.13. Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.
Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).
4.2. Составление номенклатурных дел