Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.
3.1. Порядок обработки и регистрации входящих документов
3.1. Документы, поступившие в Банк, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям.
3.1.2. Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или ( в исключительных случаях) сотрудниками Общего отдела Департамента по управлению делами (Управления делами, Общего отдела, Канцелярии). При поступлении документов в нерабочее время они принимаются ответственным дежурным.
Прием документов (кроме расчетно-денежных) структурными подразделениями или должностными лицами Банка, независимо от их служебного положения, непосредственно от представителей организаций запрещается.
Прием корреспонденции от предприятия связи производится по согласованному с ним графику.
3.1.3. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.
Ошибочно посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.
Все конверты и бандероли, за исключением адресованных "лично", должны вскрываться.
Обнаруженные в пакетах денежные билеты и монета, а также другие ценности сдаются в кассу под расписку на сопроводительном документе, после чего сопроводительный документ вручается главному бухгалтеру для отражения в бухгалтерском учете.
Конверты от поступивших документов ( в том числе, писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.
3.1.4. Прием телеграфной корреспонденции производится экспедицией под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме телеграмм должна быть проверена дата подачи телеграммы. При обнаружении задержки в доставке телеграммы, а также в случае неполучения адресатом телеграммы, экспедиция направляет заявление предприятию связи, обслуживающему Банк.
Телеграммы, полученные по телеграфу, регистрируются в экспедиции, телеграммы, полученные по абонентской телеграфной связи - работниками абонентского телеграфа. Телеграммы регистрируются в журналах или других регистрационных формах.
3.1.5. Обработанные документы и телеграммы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня. Документы, адресованные Центральному банку, Председателю, заместителям Председателя Банка России, передается в Общий отдел Департамента по управлению делами; документы, адресованные структурным подразделениям Банка России, должностным лицам подразделений Банка, передаются непосредственно в структурные подразделения под расписку.
При получении документа, не относящегося к данному учреждению Банка или к компетенции структурного подразделения, его руководитель по согласованию с руководством соответствующего подразделения или организации определяет подразделение Банка или организацию, в чью компетенцию входит решение вопроса, и передает для отправки корреспонденции по назначению.
3.1.6. Прием правительственной корреспонденции производится Общим отделом Департамента по управлению делами ( Управлением делами, Общим отделом, Канцелярией). В нерабочее время и выходные дни правительственные документы принимаются ответственным дежурным для последующей передачи в Общий отдел Департамента по управлению делами ( Управление делами, Общий отдел, Канцелярию).
3.1.7. Телефонограммы для руководителей Банка принимаются их референтами, секретарями или Департаментом по управлению делами (Управление делами, Общим отделом, Канцелярией). В нерабочее время телефонограммы принимаются ответственными дежурными приемной руководителя Банка и по окончании дежурства передаются его референтам. Принятые телефонограммы регистрируются и докладываются руководству.
3.1.8. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям, осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей и функций.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или работающим в них должностным лицам.
Предварительное рассмотрение документов осуществляет Общий отдел Департамента по управлению делами (Управление делами, Общий отдел, Канцелярия).
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от высших органов государственной власти и управления Российской Федерации, вышестоящих органов (для организаций Банка России), содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Банка, требующие решения руководства. Остальные документы направляются структурным подразделениям и ответственным исполнителям.
Заявления, жалобы и письма без подписи рассмотрению не подлежат.
3.1.9. Первичная обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в экспедицию или Общий отдел Департамента по управлению делами (Управление делами, Общий отдел, Канцелярию) или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно", "Весьма срочно" обрабатывается немедленно.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством.
3.1.10. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.
3.1.11. Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Регистрации не подлежат:
- документы, присланные в копии для сведения;