2.1.1. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
2.1.2. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
2.1.3. Текст документа может быть представлен в форме сплошного связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой и словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ; показатели могут быть выражены цифрами.
----------------
* В дальнейшем "работник, ответственный за делопроизводство" именуется "секретарь".
Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня расположения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа.
2.1.4. Текст документа, как правило, должен состоять из двух основных частей. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы и указания - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.п.
2.1.5. В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение), используются формы изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиональности (постановления, решения), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ, ПРЕДЛАГАЕТ).
В совместных распорядительных документах (приказ, постановление, совместное решение) используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЕМ).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В документа, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.), содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (например: старший инспектор имеет право; комиссия установила; институт разработал; в состав объединения входят...).
В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (например: считаем целесообразным включить в план; направляем заключение).
В документах, составляемых должностными лицами и адресованных руководителю (докладные записки, объяснительные записки, заявления) используется форма изложения от первого лица единственного числа (например: предлагаю направить, считаю необходимым).
2.1.6. При ссылке в тексте на другие документы указывается их точное наименование и дата издания.
2.1.7. В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа.
В случае, когда направляется напоминание об ускорении ответа на ранее посланный запрос, кроме ссылки на номер и дату этого запроса, указывается краткое содержание.
2.1.8. Тексты документов большого объема (доклады, отчеты, положения, инструкции) могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, отражающие существо их содержания. Номер раздела должен состоять из одного числа: 1,2,3 и т.д., номер подраздела - из двух чисел (1.1.;1.2.), т.е. из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделенных точкой. При более мелком делении текста сохраняется тот же принцип.
2.1.9. Не допускается произвольное сокращение, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, а также отдельных слов.
2.1.10. При составлении телеграмм текст их следует излагать в сжатом виде, избегая союзов и предлогов, сокращений, переноса слов, исправлений; текст телеграммы не должен превышать 250 слов.
2.1.11. При систематическом составлении документов по однотипным вопросам целесообразно использовать трафаретные тексты документов, в которые в каждом конкретном случае вносятся необходимые добавления.
2.1.12. Письма вышестоящих органов доводятся до подведомственных организаций без изменения их текста при сопроводительном письме Банка или в изложении.
2.1.13. Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.
2.2. Оформление документов
Оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90. (М., 1990).