111. Учреждения банков обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров учреждений банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников учреждений банков и вневедомственной охраны; распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.
112. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.
Допускается формирование мемориальных документов в порядке возрастания номеров кредитованных счетов, а также по пачкам, формируемым для передачи информации на ВЦ. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
По счету "Ответные МФО" в папку с мемориальными документами помещаются первые экземпляры журнала-описи, используемые в качестве мемориальных ордеров, а также ордера по квитовке МФО.
Документы, затрагивающие по дебету (кредиту) более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внеблансовым счетам.
В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по ссудам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.
Сброшюрованные документы подсчитываются на клавишной вычислительной машине и сумма их сверяется с итогом оборотов в бухгалтерском журнале либо сводке оборотов, исключая обороты по приходу и расходу кассы. Если общие итоги не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Внебалансовые ордера по счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами и помещаются после мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов, сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров.
Внебалансовые документы также подсчитываются и суммы их сверяются с бухгалтерскими журналами.
При ежедневном объеме бухгалтерских документов не более 100 подшивка их может производиться по усмотрению главного бухгалтера учреждения банка один раз в декаду или месяц. При этом должна быть обеспечена сохранность документов, а также ежедневная сверка с бухгалтерским журналом (сводкой оборотов и остатков) (абзац дополнительно включен письмом Государственного банка СССР от 22 августа 1990 года N 318).
113. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:
"Срок хранения ___________________________Индекс______________
отделение банка ______________________________________________
______________________________________________________________
Бухгалтерские документы за "___"__________________19___г.
Мемориальных документов на сумму руб._________________коп.____
(цифрами)
Из них находится в отдельных папках:
по вкладным операциям на сумму руб.___________________коп.____
(цифрами)
по ссудам индивидуальным заемщикам _____________ ____
по операциям с драгметаллами и инвалютой _____________ ____
по счетам внутрибанковского значения _____________ ____
Документов по приходу внебалансовых счетов ___________ ____
Из них находятся в отдельной папке по
операциям с драгметаллами и инвалютой _____________ ____
Документов по расходу внебалансовых
счетов _____________ ____
Из них находятся в отдельной папке по
операциям с драгметаллами и инвалютой _____________ ____
сброшюровал и подсчитал _____________ ____
(подпись)
С данными бухгалтерского учета сверено
(подпись гл.бухгалтера или его замести-
теля)
При подсчете сброшюрованных документов на клавишной вычислительной машине к ним прилагается лента подсчета, подписанная сотрудником, производившим подсчет. Если документы сформированы по пачкам, их подсчет может производиться по итогам лент подсчета пачек, однако работник, формировавший документы, должен убедиться в том, что в сшиве находятся все документы, по которым произведены за день бухгалтерские операции.
Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
114. Документы за истекший день должны быть оформлены в указанном выше порядке не позднее чем на следующий день. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.
115. Документы, подлежащие более длительному хранению, а также относящиеся к внутрибанковским операциям, должны помещаться в отдельные папки:
1) по вкладам граждан и вкладам военнослужащих;
2) по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой и по расчетам в иностранной валюте;
3) по операциям с основными средствами (фондами), операционными и разными доходами и расходами и по другим хозяйственным операциям банка;
4) по ссудам на индивидуальное жилищное строительство и другие цели, выдаваемым индивидуальным заемщикам;
5) кассовые документы.
В папках документов первых двух групп вместе с мемориальными документами помещаются внебалансовые приходные и расходные ордера со всеми приложениями к ним, а также подлинные авизо, поступившие от других учреждений банка (в картотеках по счету ответных МФО вместо этих авизо хранятся их копии, полученные от филиалов "А"), а в папку первой и четвертой групп помещаются также и подлинные кассовые документы.
Эти документы формируются, как правило, ежедневно, количество и общая сумма документов заверяется на обложке подписями формировавшего работника, главного бухгалтера или его заместителя, а по кассовым документам - также старшего кассира.
По усмотрению главных бухгалтеров кассовые документы длительного срока хранения могут формироваться отдельно от мемориальных. Допускается также формировать эти документы раз в декаду или в месяц при условии, если до сброшюрования они будут помещаться в скоросшиватель и храниться в кладовой или в несгораемом шкафу.
В папку с документами по операциям с основными средствами (фондами), операционными и разными доходами и расходами и по другим хозяйственным операциям банка помещаются вместе с мемориальными документами подлинные документы, проведенные в корреспонденции со счетом кассы, послужившие основанием для составления кассовых ордеров (счета, ведомости на заработную плату, заявления и т.д.).
В учреждениях банков с небольшим объемом операций допускается по усмотрению руководителя учреждения документы с длительным сроком хранения формировать по истечении года за истекший год. В таком случае до окончания года эти документы должны подбираться в скоросшиватель и храниться в кладовой или в несгораемом шкафу под ответственностью главного бухгалтера.
При формировании документов с длительными сроками хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за данный день, а на обложке папки указывается общая сумма документов по дебету и кредиту каждого балансового счета, сверенная с данными бухгалтерского учета.
В общие папки мемориальных и кассовых документов помещаются справки за подписью главного бухгалтера или его заместителя о суммах документов по дебету каждого балансового счета, приходу и расходу каждого внебалансового счета, хранящихся в отдельных папках.