Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.
Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.
Порядок использования архивных документов в государственных архивах определяется Государственной архивной службой России.
Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в центральных органах исполнительной власти Российской Федерации, в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с соответствующими органами и учреждениями системы Государственной архивной службы России.
Государственные архивы имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры). При этом порядок заключения лицензионных договоров устанавливается Правительством Российской Федерации.
Использование документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством.
Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов устанавливается постановлением Президиума Верховного Совета Российской Федерации по представлению Государственной архивной службы России.
Использование документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащих секретные сведения, разрешается органами и учреждениями системы Государственной архивной службы России совместно с соответствующими центральными органами исполнительной власти Российской Федерации, учреждениями, организациями и предприятиями до истечения 30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений.
Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками.
Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящиеся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.
Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке. Пользователи архивных документов могут обжаловать решения органов управления архивным делом и архивных учреждений по вопросам использования архивных документов в вышестоящий в порядке подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии с законодательством.