80. При обработке первичных документов и карточек складского учета на машиносчетной установке предусматривается механизация процесса сверки данных бухгалтерского учета материалов с данными складского учета. В иных случаях данные сортовых оборотных ведомостей должны сверяться с карточками складского учета.
81. В условиях преобладания ручной обработки первичных документов или при применении средств малой механизации для обеспечения взаимосвязи складского сортового учета с данными синтетического учета и для составления отчетности бухгалтерией должна быть открыта ведомость (книга) учета остатков материалов на складе, которая заводится на год.
По окончании месяца заведующий складом или кладовщик обязан переносить из проверенных карточек складского учета в ведомость (книгу) учета остатков, получаемую от бухгалтерии, количественные остатки материалов на начало нового месяца. В отдельных случаях перенесение остатков материалов в ведомость остатков допускается поручать работнику бухгалтерии или МСБ с тем, чтобы правильность записей остатков была подтверждена материально-ответственным лицом.
Данные об остатках материалов на начало второго и третьего месяца квартала могут заноситься в ведомость (книгу) остатков только по материалам, имевшим движение в отчетном месяце, с тем, однако, что количественные и денежные итоги записываются по всем группам материалов.
82. В условиях далеко расположенных складов перенесение остатков материалов в ведомость (книгу) остатков осуществляется бухгалтерией предприятия (стройки) на основе получаемых от материально-ответственных лиц ведомостей остатков материалов. В этом случае остатки материалов в ведомость (книгу) остатков кладовщик не проставляет.
83. Ежемесячно количественные остатки по ведомостям (книгам) учета остатков материалов таксируются (умножаются на принятые учетные цены). По группам материалов, синтетическим счетам или субсчетам подсчитываются итоговые данные (для этого следует использовать вычислительные машины).
Выведенные в ведомости (книге) остатки материалов в денежном выражении должны быть сопоставлены по каждой группе материалов или по каждому синтетическому счету (субсчету) с аналогичными данными, приведенными в накопительных ведомостях или оборотных ведомостях группового синтетического учета. Тождество указанных данных служит подтверждением правильности ведения складом аналитического (сортового) учета материалов.
84. В случаях, когда между данными накопительных или оборотных ведомостей и данными карточек складского учета или ведомости (книги) учета остатков материалов на складе будут обнаружены расхождения, все ошибки должны быть выявлены и урегулированы бухгалтерией с материально-ответственными лицами до сдачи установленной бухгалтерской отчетности за истекший месяц, о чем делается соответствующая отметка в регистрах (табуляграммах, ведомостях или книгах учета остатков) за подписью бухгалтера, ведущего учет материалов.
При любом способе сверки она должна подтверждаться подписями материально-ответственных лиц и работников бухгалтерии.
85. При обработке первичных документов и карточек складского учета на машиносчетных установках создается специальная картотека табличных перфокарт, на основании которых составляется табуляграмма остатков, поступления и расхода сырья и материалов, которая передается отделу снабжения для заполнения статистических отчетов о наличии и движении материалов (NN 1-СН, 2-СН и 4-СН).
В остальных случаях составление указанной отчетности может осуществляться на основании выверенных данных об остатках материалов на складах и в кладовых на начало и конец отчетного месяца, имеющихся в ведомостях (книгах) учета остатков, а также по данным, полученным путем подсчета первичных документов. Для этого сначала по картотеке документов определяются общий приход материалов, внутреннее их перемещение, а также отпуск на сторону и документально оформленные списания.
Данные об отпуске материалов на производство, необходимые для составления отчетности, получаются балансовым методом. Если эти данные скорректировать на прирост (-) или убыль (+) остатков материалов на рабочих местах, получают расход материалов на производство.
Составление отчетности о наличии и движении материалов целесообразно производить и непосредственно по данным карточек складского учета.
На основании данных указанной отчетности и ведомостей учета остатков материалов отдел снабжения предприятия (стройки) должен систематически выявлять и мобилизовать внутренние материальные ресурсы - излишние и неиспользуемые материальные ценности.
Бухгалтерии при этом следует осуществлять систематический контроль за ходом работы по мобилизации внутренних ресурсов.
VI. Учет и контроль за использованием материалов в производстве
86. На всех предприятиях (стройках) должен быть организован учет и контроль за использованием в производстве сырья, материалов, топлива и других материальных ценностей. При этом основой бухгалтерского учета служит количественный (натуральный) учет использования материалов в цехах и на участках.
87. Документы количественного учета использования сырья, материалов и других материальных ценностей оформляются, как правило, теми должностными лицами, на которых возложена ответственность за их правильное использование в производстве. Функции по ведению бухгалтерского учета и контроля за использованием в производстве материалов осуществляются бухгалтерией.
88. Учет использования материалов в производстве должен быть организован в зависимости от особенностей сырья, материалов и полуфабрикатов, технологического процесса производства и характера возникающих потерь.
89. Материалы, оставшиеся в цехах (на участках) на конец месяца неиспользованными (нераскроенными, не подвергшимися обработке), необходимо списать со счетов производства на соответствующие счета материалов. Для этого должна проводиться их инвентаризация. Первым числом нового месяца остатки этих материалов бухгалтерской записью списываются на счета производств.
90. Для контроля за использованием материалов в производстве применяются следующие основные методы: документальное оформление отклонений от норм, учет раскроя по партиям и инвентаризация (инвентарный метод).
Применение других методов, вытекающих из особенностей отрасли, должно предусматриваться министерствами и ведомствами в отраслевых инструкциях по учету материалов и производства.
91. При документальном оформлении отклонения от норм, возникающих вследствие замены одних материалов другими, а также при отпуске материалов сверх норм (в тех случаях, когда отпуск материалов в производство, на рабочие места совпадает с их фактическим израсходованием), должны оформляться отдельными сигнальными документами. В некоторых отраслях при отпуске сырья и материалов в производство возникают отклонения в результате структурных сдвигов в составе исходной смеси (шихты, смески, композиции и т.п.). Их документируют методом предварительных расчетов.
92. Для выявления отклонений по каждой партии раскраиваемого материала (преимущественно при раскрое дорогостоящих материалов) пользуются методом учета раскроя по партиям. Этот учет осуществляется производственными мастерами, мастерами-распределителями, работниками планово-диспетчерских бюро цеха и т.п. в учетных (раскройных) картах, открываемых на каждую партию раскраиваемого материала. В учетных картах, исходя из технологических карт раскроя, указывается, какое количество и каких заготовок должно быть получено в результате раскроя данной партии, а также количество отходов (по нормам). В учетные карты, кроме того, заносятся количество материала, поданного к рабочему месту, количество заготовок (деталей), фактически изготовленных из этой партии, а также фактическое количество отходов. Для выявления результатов раскроя фактически полученное количество заготовок сопоставляется с нормативным. Расход материала по нормам определяется путем умножения количества выработанной продукции на действующую норму расхода. Экономия или перерасход определяется путем сопоставления количества фактически израсходованного материала с нормативным расходом на фактический выпуск продукции. Аналогичный контроль осуществляется и в отношении отходов. В учетной карте указываются причины отклонений и лица, ответственные за раскрой материалов.
93. При невозможности или нецелесообразности применения учета по партиям отклонения выявляются по каждому виду материалов по отдельным исполнителям, бригадам, отделениям или по цеху в целом (за смену, сутки, пятидневку, декаду или месяц) с помощью периодических инвентаризаций. Выбор варианта инвентарного метода осуществляется с учетом структуры управления производством, ценности и дефицитности материалов, возможностей механизации учетно-вычислительных работ и других условий. Этот метод требует надлежащей организации учета фактического запуска и выработки деталей по операциям, на которых происходит расходование сырья и материалов в производстве, и проведения проверок (инвентаризации) неиспользуемых остатков сырья и материалов.
94. На основании данных текущего учета цехи (участки) должны составлять и представлять рапорты и отчеты об использовании материалов в производстве и об отклонениях от норм с указанием причин экономии или перерасхода. После проверки эти рапорты и отчеты используются для целей анализа и контроля, а также для разработки мероприятий по экономному расходованию материальных ценностей.
95. При обработке первичных документов на машиносчетной установке составляются следующие табуляграммы: ведомость расхода материалов на производство в пределах установленных норм по направлениям затрат; ведомость отклонений от установленных норм расхода на материалы по направлениям затрат; ведомость прочего расхода материалов по направлениям затрат; отчет о расходе материалов на производство (в целом по предприятию, стройке и по отдельным цехам и участкам) и т.п.
96. Фактический расход материалов, конструкций и изделий на строительные и монтажные работы за отчетный месяц сопоставляется в отчетах о расходе основных материалов в строительстве с нормативным расходом, исчисленным по производственным нормам на выполненный объем работ.
Перечень основных материалов, по которым производится сопоставление, устанавливается вышестоящей организацией. Производственные нормы расхода материальных ценностей на единицу работ также должны, как правило, разрабатываться вышестоящими организациями.