2.1. Учет, размножение, хранение и использование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" возлагается на ответственных за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства органа государственной власти, назначаемых приказом руководителя органа государственной власти.
2.2. На всех черновиках, проектах и экземплярах подготавливаемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается гриф ограничения доступа к документу. Соответствующая отметка печатается в правом верхнем углу каждого листа документа. Номер экземпляра, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на оригиналах ниже грифа ограничения доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему. Ниже с полуторным интервалом указывают срок конфиденциальности документа:
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)
Для служебного пользования.
Экз. _________
Срок до ______________
Допускается гриф ограничения доступа к документу проставлять в виде штампа.
В случае совпадения срока ограничения доступа со сроком хранения документа или бессрочного ограничения распространения срок допускается не указывать.
В случае единственного экземпляра его номер не указывается. При наличии нескольких экземпляров и необходимости их направления нескольким получателям к документу прилагается указатель рассылки с указанием полных реквизитов, требуемых для направления (полная должность и Ф.И.О. - для получателей в системе исполнительных органов государственной власти автономного округа, для иных получателей - с добавлением наименования организации и полного почтового адреса), и указанием направляемого номера экземпляра. Указатель рассылки подписывается и визируется в строгом соответствии с подписанием и визированием самого документа.
При необходимости последующего увеличения количества получателей готовится новый лист рассылки, оформленный в соответствии с требованиями.
Нумерация экземпляров в этом случае продолжает предыдущий лист рассылки.
Уникальность каждого номера экземпляра должна сохраняться при всех операциях специального (конфиденциального) делопроизводства на всех этапах движения документа.
На обороте последнего листа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа автор (исполнитель) или лицо, осуществляющее оформление и печать документа, должны указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа, например:
Отпечатано в 11 экземплярах.
экз. N N 1-10 - адресатам, с приложением
экз. N 11 - в дело
Ф.И.О.
тел.:
Дата
Если документ будет направляться или готовиться к отправке адресату подразделением/сотрудником, отличным от осуществившего регистрацию и оформление, то добавляется информация об ответственном за отправку.
На всех страницах отпечатанного экземпляра документа, за исключением первой страницы, обложки и титульного листа, в верхнем колонтитуле проставляется порядковый номер страницы.
(абзац введен постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)
2.3. Поступающие документы, имеющие установленный автором документа гриф ограничения доступа "ДСП", относятся к служебной информации ограниченного распространения. В случае неуказания автором срока конфиденциальности данный период устанавливается равным периоду хранения документов в соответствии с утвержденной номенклатурой текущего периода. Во время или по истечении указанного срока рассмотрение вопроса о снятии/сохранении грифа ограничения доступа осуществляется в установленном порядке.
Гриф ограничения доступа "ДСП" может быть назначен поступившим документам, первоначально его не имеющим, в случае, если получатель или исполнитель документа примет решение о необходимости отнесения к служебной информации ограниченного распространения. В данном случае должностное лицо также несет ответственность, указанную в пункте 1.5 настоящей Инструкции.
2.4. Все поступающие служебные документы ограниченного распространения передаются ответственному за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства органа государственной власти.
2.5. Вынос незарегистрированных служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" за пределы места (здания) расположения органа государственной власти категорически запрещается.
2.6. Регистрация документов ограниченного распространения осуществляется в порядке, установленном для общего делопроизводства с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства, с учетом следующего:
- к регистрационному номеру справа через дефис добавляется аббревиатура "ДСП";
- в регистрационно-контрольной карточке категорически запрещается отражать заголовок и краткое наименование документа, проставляется только аббревиатура "ДСП";