3.1. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" без санкции соответствующего должностного лица, оформленной на бумажном носителе и заверенной собственноручной подписью, в т.ч. и в виде резолюции по данному документу, не подлежат распространению, копированию, направлению и отправке.
3.2. Копирование осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам, отдельно от документов общего характера.
При копировании служебных документов ограниченного распространения внизу на оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка о сотруднике, осуществившем копирование (Ф.И.О., должность), дате копирования, основании для осуществления копирования и количестве сделанных копий. При осуществлении повторного копирования указанные сведения проставляются выше предыдущих.
Допускается направлять служебную информацию ограниченного распространения в виде выписок. Выписка может не относиться к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней не содержится информация, послужившая причиной установления грифа ограничения доступа. Принятие решения и полнота ответственности возлагается на должностное лицо, принявшее решение о формировании выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения. На оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка, аналогичная проставляемой при копировании, с дополнительным указанием слова "Выписка" и перечня включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа.
3.3. Учет экземпляров копий и выписок осуществляется в следующем порядке:
К порядковому номеру экземпляра полученного документа через косую черту "/" добавляется порядковый номер каждой копии или выписки. При отсутствии номера экземпляра на исходном документе его номер принимается равным единице. В случае создания дополнительных копий к ранее сделанным по тому же месту регистрации их нумерация продолжается. При создании дополнительных копий по месту исполнения документа за исходный номер принимается номер полученной копии.
3.4. Направляемые для исполнения служебные документы ограниченного распространения или их копии и выписки из них:
- передаются ответственными за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства через должностных лиц, допущенных к работе со служебными документами ограниченного распространения, под личную подпись;
- пересылаются сторонним организациям только фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- не могут передаваться по открытым и корпоративным каналам связи, в т.ч. посредством региональной межведомственной телекоммуникационной сети автономного округа, международной сети Интернет, а также с использованием факсимильной связи.
3.5. Служебные документы ограниченного распространения, по исполнению которых осуществляется контроль в соответствии с положениями, утвержденными нормативными актами автономного округа или исполнительного органа государственной власти, копируются с учетом дополнительного экземпляра для передачи в структуру или сотруднику, осуществляющему контроль за исполнением на основании настоящей Инструкции, и передаются под личную подпись лицу, ответственному за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства, или при его отсутствии его руководителю, если он допущен к работе со служебными документами ограниченного распространения.
3.6. Отправляемые и передаваемые служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" должны быть в целях исключения несанкционированного доступа в процессе транспортировки помещены в конверты либо упакованы иным способом. Запрещается использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки этих документов.