7.1. Выданные для работы служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" подлежат возврату в тот же день. Запись о выдаче документа и последующем его приеме заносится в карточку учета выдачи документов с грифом ограничения доступа "ДСП" согласно приложению к настоящей Инструкции.
Отдельные служебные документы ограниченного распространения с разрешения руководителя органа государственной власти могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения, но не более 10 рабочих дней.
7.2. При смене специалиста, ответственного за учет и работу со служебными документами ограниченного распространения, составляется акт приема-сдачи документов с грифом ограничения доступа "ДСП", который утверждается руководителем органа государственной власти.
7.3. Проверка наличия служебных документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом органа государственной власти, или постоянно действующей технической комиссией органа государственной власти. Результаты проверки оформляются актом в 2-х экземплярах.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)
Акты проведения проверок до 01 марта года, следующего за отчетным, направляются в департамент специальных мероприятий автономного округа.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)
В архиве органа государственной власти проверка наличия документов в делах проводится не реже одного раза в пять лет.
В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
Абзац утратил силу. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П.
7.4. О фактах утраты служебных документов ограниченного распространения либо разглашения служебной информации ограниченного распространения ставится в известность руководитель органа государственной власти и образуется комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю органа государственной власти.
На утраченные служебные документы ограниченного распространения составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
7.5. В случае ликвидации исполнительного органа государственной власти автономного округа решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.