Государственная услуга предоставляется в форме:
Рассмотрения письменных обращений заявителей;
Личного приема заявителей должностными лицами Жилищного комитета.
3.1. Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении письменных обращений заявителей
Рассмотрение письменных обращений заявителей включает в себя следующие административные процедуры:
- получение письменного обращения;
- регистрация письменного обращения;
- рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа;
- работа с обращениями, поставленными на контроль.
3.1.1. Получение письменного обращения
3.1.1.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения в Жилищный комитет непосредственно от заявителя или с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения.
3.1.1.2. Обращение может быть доставлено в Жилищный комитет непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, по информационным системам общего пользования.
3.1.1.3. Сотрудник, к должностным обязанностям которого относится прием обращений:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю;
- в случае если обращение поступило по факсу, снимает копию с обращения;
- в случае если обращение поступило на адрес электронной почты, распечатывает обращение;
- передает обращения на регистрацию.
3.1.2. Регистрация письменного обращения
3.1.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление письменного обращения гражданина в структурное подразделение Жилищного комитета, осуществляющего регистрацию обращений.
3.1.2.2. Сотрудник организационно-распорядительного отдела Жилищного комитета, к должностным обязанностям которого относится регистрация обращений:
- анализирует содержание обращения и определяет исполнительный орган государственной власти или организацию, к чьей компетенции относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов. Обращение может быть отнесено по принадлежности вопроса к структурным подразделениям Жилищного комитета, иным исполнительным органам государственной власти, а также сторонним организациям.
- проверяет поступившее обращение на повторность поступления. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.
- ставит на обращении штамп, в который вписывается дата регистрации и входящий номер обращения;
- регистрирует обращение в программном комплексе Единая система электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД), при этом оформляет электронную карточку, в которой указывается регистрационный номер, фамилия, имя, отчество, почтовый адрес автора; краткое содержание; дата регистрации в Жилищном комитете.
Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан) учитываются под регистрационным номером первого обращения.
- после регистрации оформляет номенклатурное дело, в которое помещается переписка, относящаяся к рассмотрению конкретного обращения, поступившие документы, материалы или их копии, а также все последующие обращения того же автора в хронологическом порядке;
- направляет зарегистрированное обращение руководителю или его заместителю, структурное подразделение, исполнительный орган государственной власти или в стороннюю организацию, к компетенции которых относится рассмотрение обращения.