Предоставление государственной услуги включает в себя последовательность следующих административных процедур (действий):
прием, проверка правильности оформления документов и их регистрация;
составление запроса об оказании правовой помощи;
выдача (высылка) заявителю истребованного документа или информации об отсутствии сведений;
истребование копии записи акта гражданского состояния.
3.1. Прием, проверка правильности оформления документов и их регистрация.
3.1.1. Основанием для приема, проверки правильности оформления документов и их регистрации является обращение заявителя либо специалиста МФЦ в структурное подразделение Комитета лично, посредством почтового отправления документов или в электронной форме, с одновременным представлением всех надлежащим образом оформленных документов.
3.1.2. Ответственным за прием документов является специалист, осуществляющий прием заявлений на истребование документов.
3.1.3. Специалист, ответственный за прием документов, устанавливает цель обращения заявителей, проверяет наличие всех необходимых документов и правильность заполнения заявления и анкеты.
Максимальный срок проверки одного запроса - 20 минут.
Максимальный срок регистрации запроса - 3 рабочих дня.
3.1.4. В случае соответствия представленных документов пункту 2.6 административного регламента при принятии заявления специалист регистрирует представленные документы в АИС ЗАГС.
В случае несоответствия представленных документов пункту 2.6 административного регламента специалист разъясняет порядок приведения представленных документов в соответствие с требованиями пункта 2.6 административного регламента.
Заявления граждан и документы об уплате государственной пошлины за истребование документов подшиваются в папку "Заявления граждан и документы об уплате государственной пошлины за истребование документов (свидетельств, справок о регистрации актов гражданского состояния) из стран - бывших республик СССР".
3.1.5. Результатом административной процедуры (действия) могут являться:
регистрация заявления об истребовании документов для дальнейшего составления запроса об оказании правовой помощи;
отказ в приеме документов, предоставлении государственной услуги.
3.1.6. Способ фиксации результата.
Отказ в приеме документов осуществляется в устной или письменной форме.
3.2. Составление запроса об оказании правовой помощи.
3.2.1. Основанием для составления запроса об оказании правовой помощи является регистрация заявления об истребовании документов.
3.2.2. Ответственным за составление запроса об оказании правовой помощи является руководитель структурного подразделения Комитета.
3.2.3. Специалист структурного подразделения Комитета составляет запрос об оказании правовой помощи. В зависимости от того, через какой компетентный орган страны - бывшей республики СССР, из которой необходимо истребовать документ, осуществляется взаимодействие сторон, запрос об оказании правовой помощи направляется в консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации, Главное Управление Министерства юстиции по Санкт-Петербургу и Ленинградской области или в компетентный орган иностранного государства.
В случае направления запроса об оказании правовой помощи в Главное Управление Министерства юстиции по Санкт-Петербургу и Ленинградской области к нему прикладывается копия документа, подтверждающего уплату государственной пошлины.
Запрос об оказании правовой помощи подписывается руководителем структурного подразделения Комитета и скрепляется гербовой печатью.
В случае если заявление об истребовании документов поступило по почте от юридического лица, не уполномоченного на истребование документов, специалист, направивший запрос об оказании правовой помощи, извещает заявителя о направлении запроса с указанием исходящего номера и даты направления запроса, а также наименования и полного адреса компетентного органа, в который он направлен.
При непосредственной подаче заявления на истребование документа заявитель или специалист МФЦ расписывается за получение информации о направлении запроса об оказании правовой помощи на заявлении.
Сообщение о направлении запроса юридическому лицу, не уполномоченному на истребование документов, регистрируется в АИС ЗАГС и запечатывается в конверт для последующей отправки заявителю.