46. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документов в отдел.
47. После поступления документов в отдел они передаются начальнику отдела.
48. Начальник отдела определяет исполнителя, ответственного за проведение анализа документов и подготовку сводных документов государственного учёта (далее - ответственный исполнитель), и передаёт поступившие документы ответственному исполнителю.
49. Ответственный исполнитель проверяет документы на предмет комплектности и правильности оформления.
50. При выявлении в ходе проверки некомплектности или неправильного оформления документов ответственный исполнитель информирует об этом уполномоченного представителя органа или организации из числа субъектов, указанных в пункте 7 настоящего Административного регламента (далее - представитель органа или организации), направившего документ государственного учёта, с целью устранения выявленных недостатков.
51. Представитель органа или организации обязан устранить выявленные недостатки и представить в Архивный комитет копию исправленного документа по факсу или по электронной почте не позднее семи дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.
52. Представитель органа или организации не позднее десяти дней с момента направления копии исправленного документа по факсу или электронной почте обязан направить (представить) оригинал исправленного документа в адрес Архивного комитета.
53. При установлении правильности оформления и комплектности документов ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учёта.
54. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов производятся действия, предусмотренные пунктами 50-52 настоящего Административного регламента.
55. При невозможности исправления недостатков исполнение государственной функции в отношении поступивших документов прекращается.
56. После проведенного анализа ответственный исполнитель составляет сводные документы государственного учёта и пояснительную записку к ним.
57. Сводные документы государственного учёта визируются ответственным исполнителем и представляются начальнику отдела для визирования.
58. Начальник отдела визирует документы и представляет завизированные сводные документы государственного учёта председателю Архивного комитета для подписания.
59. После подписания председателем Архивного комитета сводных документов государственного учёта один экземпляр сводных документов государственного учёта подшивается в дело согласно номенклатуре дел, а второй экземпляр направляется в Федеральное архивное агентство.
60. Срок выполнения административной процедуры составляет тридцать календарных дней с момента поступления документов в отдел.
61. Результатом исполнения административной процедуры является подписание председателем Архивного комитета сводных документов государственного учёта.