33. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учёте архивных документов, выявления и учёта архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
34. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
35. Плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:
- ежегодно - для уникальных документов;
- один раз в 10 лет - для особо ценных документов на бумажной основе;
- один раз в 5 лет - для аудиовизуальных и электронных документов.
36. Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) ГКУ ЛОГАВ в зависимости от интенсивности использования и состояния учёта архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 23 декабря 2011 года приказом Архивного комитета Ленинградской области от 5 декабря 2011 года N 29. - См. предыдущую редакцию)
Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.
37. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника отдела обеспечения сохранности и учёта документов и фондов проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов ГКУ ЛОГАВ или их отдельных частей (групп).
(Пункт в редакции, введенной в действие с 23 декабря 2011 года приказом Архивного комитета Ленинградской области от 5 декабря 2011 года N 29. - См. предыдущую редакцию)
38. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учётных документов, которая включает:
- установление полноты учётных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы;
- сверку их сопоставимых показателей;
- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел;
- документов (книге учёта и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей.
39. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
- изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
- изымать единицы хранения, заражённые плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
- изымать единицы хранения, не внесённые в опись дел, документов (книгу учёта и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством ГКУ ЛОГАВ.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 23 декабря 2011 года приказом Архивного комитета Ленинградской области от 5 декабря 2011 года N 29. - См. предыдущую редакцию)
40. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
- вносить в опись дел, документов (книгу учёта и описания) неучтённые единицы хранения;
- делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учётных документах.
41. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в её ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.
42. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учёта необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учёта необнаруженных архивных документов.