18. Основанием для начала исполнения административной процедуры является приём архивных документов на хранение в ГКУ ЛОГАВ.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 23 декабря 2011 года приказом Архивного комитета Ленинградской области от 5 декабря 2011 года N 29. - См. предыдущую редакцию)
19. Ответственным за расположение архивных документов в архивохранилище, является работник ГКУ ЛОГАВ, в должностной инструкции которого закреплена соответствующая обязанность.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 23 декабря 2011 года приказом Архивного комитета Ленинградской области от 5 декабря 2011 года N 29. - См. предыдущую редакцию)
20. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учёт и хранение, а также оперативный поиск.
20.1. Порядок расположения архивных фондов в архивохранилищах ГКУ ЛОГАВ определяется в паспорте архивохранилища. Паспорт архивохранилища предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. Паспорта архивохранилищ находятся в отделе, осуществляющим учёт документов ГКУ ЛОГАВ, или у работника, ответственного за учёт, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.
(Подпункт в редакции, введенной в действие с 23 декабря 2011 года приказом Архивного комитета Ленинградской области от 5 декабря 2011 года N 29. - См. предыдущую редакцию)
20.2. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах.
20.3. Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей. Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.
20.4. В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке, микроформы и др.).
20.5. Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стационарных стеллажах.
20.6. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
20.7. Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).
21. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы: секретные; уникальные; имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору на хранение в ГКУ ЛОГАВ и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 23 декабря 2011 года приказом Архивного комитета Ленинградской области от 5 декабря 2011 года N 29. - См. предыдущую редакцию)
21.1. Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются ГКУ ЛОГАВ исходя из реальных возможностей и перспективных объёмов комплектования архива.
(Подпункт в редакции, введенной в действие с 23 декабря 2011 года приказом Архивного комитета Ленинградской области от 5 декабря 2011 года N 29. - См. предыдущую редакцию)
21.2. Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
21.3. Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.
21.4. Уникальные документы и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта-заместитель и при необходимости копия архивного документа.
22. Все помещения ГКУ ЛОГАВ (этажи, архивохранилища), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 23 декабря 2011 года приказом Архивного комитета Ленинградской области от 5 декабря 2011 года N 29. - См. предыдущую редакцию)
22.1. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
22.2. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.
22.3. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(-ов), ответственного(-ых) за учёт документов архива, второй - в архивохранилище.
22.4. Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
22.5. Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в паспорте архивохранилища.
23. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.