10.1. Структурные подразделения Комитета предоставляют сведения, информацию и отчеты внутри Комитета и другим организациям в соответствии с действующим законодательством.
10.2. Отделы записи актов гражданского состояния районов, Отделы регистрации актов гражданского состояния о браке - дворцы бракосочетания N 1 и N 2, Отдел регистрации актов гражданского состояния о рождении - дворец "Малютка", Отдел формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния, Отдел регистрации актов гражданского состояния о смерти предоставляют
Заместителю председателя Комитета:
- квартальную информационно-аналитическую справку по работе с письменными обращениями граждан до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
В Отдел правового и методического обеспечения Комитета:
- ежемесячные отчеты о регистрации актов гражданского состояния до 5 числа месяца, следующего за отчетным;
- ежемесячные сведения о государственной пошлине за регистрацию актов гражданского состояния и совершение других юридически значимых действий до 5 числа месяца, следующего за отчетным;
- вторые экземпляры записей актов гражданского состояния об установлении отцовства, усыновлении и перемене имени до 5 числа месяца, следующего за отчетным;
- квартальный отчет о регистрации актов гражданского состояния до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом;
- квартальный отчет по судебным делам до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом;
- ежегодный анализ работы с судебными органами до 20 января года, следующего за отчетным.
10.3. Структурные подразделения Комитета представляют
В Отдел по вопросам государственной службы и кадров:
- график отпусков на следующий год до 15 ноября текущего года;
- заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска не позднее трех недель до начала отпуска.
В финансово-бухгалтерский Отдел:
- квартальный отчет о движении бланков гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом;
- годовой отчет о движении бланков гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния до 10 января года, следующего за отчетным;
- табель учета использования рабочего времени ежемесячно 15 и 25 числа (за исключением структурных подразделений, находящихся по адресу: ул.Таврическая д.39).
В Отдел по обеспечению регистрации актов гражданского состояния в АИС "ЗАГС Санкт-Петербурга" (представляют структурные подразделения, работающие в АИС ЗАГС "Санкт-Петербурга"):
- служебные записки о передаче права подписи руководителя структурного подразделения лицу, замещающему должность руководителя, в АИС "ЗАГС Санкт-Петербурга" за 3 дня до даты замещения (в экстренных случаях - по мере поступления информации);
- служебные записки об изменении установочных данных гражданских служащих - в день издания приказа;
- служебные записки о приеме на государственную гражданскую службу, переводе в другое структурное подразделение, изменении должности, освобождении от должности государственных гражданских служащих - в день издания приказа;
- служебные записки о внесении исправлений или изменений в электронную базу записей актов гражданского состояния не позднее трех дней со дня внесения соответствующих исправлений или изменений в первый и второй (с отметкой о произведенных исправлениях начальника отдела формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния) экземпляры записей актов гражданского состояния;
- служебные записки о перемещении техники и сетевого оборудования в связи с началом работ по ремонту, перепланировке помещений и др. не позднее трех дней до начала работ;
- служебные записки о приобретении компьютерной техники на следующий год не позднее 15 апреля текущего года.
В Отдел по обслуживанию зданий
- ежеквартально заявки на канцелярские принадлежности за месяц до начала следующего квартала.