6.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности структурных подразделений Комитета и других организаций председатель и заместитель председателя Комитета проводят:
- совещания с заместителями председателя Комитета и начальниками Отдела правового и методического обеспечения, Отдела по обеспечению регистрации актов гражданского состояния в АИС "ЗАГС Санкт-Петербурга", Отдела по вопросам государственной службы и кадров, финансово-бухгалтерского Отдела, Отдела государственного заказа и договорного обеспечения, Отдела регистрации актов гражданского состояния о смерти, Отдела по обслуживанию зданий Комитета - еженедельно по понедельникам;
- совещания с руководителями всех структурных подразделений Комитета - ежемесячно в первую среду;
- совещания с руководителями всех структурных подразделений Комитета и представителями других организаций - ежемесячно в третью среду;
- выездные совещания с участием руководителей всех структурных подразделений Комитета - по мере необходимости.
6.2. Руководители Отдела правового и методического обеспечения, Отдела по обеспечению регистрации актов гражданского состояния в АИС "ЗАГС Санкт-Петербурга", Отдела по вопросам государственной службы и кадров, финансово-бухгалтерского Отдела, Отдела государственного заказа и договорного обеспечения Комитета проводят совещания с руководителями и специалистами районных Отделов ЗАГС, Отделов регистрации актов гражданского состояния о браке - дворцов бракосочетания N 1 и N 2, Отдела регистрации актов гражданского состояния о рождении - дворца "Малютка", Отдела формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния, Отдела регистрации актов гражданского состояния о смерти - по мере необходимости.
6.3. Оповещение участников совещания, направление при необходимости в их адрес материалов для проработки, и регистрацию приглашенных обеспечивает структурное подразделение Комитета, ответственное за подготовку совещания.
6.4. Протоколы совещаний с руководителями всех структурных подразделений, выездных совещаний, совещаний с руководителями всех структурных подразделений Комитета и представителей других организаций ведет сотрудник, определенный председателем Комитета. Протокол должен быть оформлен в течение пяти рабочих дней. Протокол подписывается должностным лицом, председательствующим на соответствующем совещании, и сотрудником, составлявшим протокол.