Об утверждении Положения о Правовом управлении ГУВД по г.Санкт-Петербургу и Ленинградской области и Регламента его работы (с изменениями на 30 июня 2010 года) (утратил силу на основании приказа ГУ МВД России по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области от 12.08.2011 N 1000)

IV. Основные правила организации делопроизводства

28. Правила организации работы с документами в Управлении определяются настоящим Регламентом и ведомственными правовыми актами по делопроизводству и порядку работы с обращениями граждан в ГУВД.

Работа с секретными документами, шифрограммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными ведомственными правовыми актами.

29. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на начальника Управления или лицо, его замещающее.

30. За надлежащее ведение делопроизводства в Управлении отвечают сотрудники канцелярии Управления (далее - канцелярия). Канцелярия подчиняется непосредственно начальнику Управления.

31. Канцелярия осуществляет прием, сортировку, учет, регистрацию, предварительное рассмотрение поступающих документов, в том числе, доклад начальнику Управления, передачу исполнителям и хранение документов. Канцелярия контролирует прохождение и сроки рассмотрения документов.

32. Сотрудники Управления несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка организации делопроизводства и сохранность документов, а также за неразглашение содержащейся в них информации.

33. В Управлении вся входящая корреспонденция докладывается начальнику Управления, который ставит свою резолюцию на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте или на отдельном резолютивном листе. Резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, подпись и дату.

34. Если в качестве исполнителей указано несколько сотрудников, то главным исполнителем является исполнитель, указанный первым или отмеченный знаком.

35. Приказы и другие нормативные акты, поступающие и издающиеся в Управлении, доводятся до сведения руководящего состава Управления канцелярией. Доведение приказов и других нормативных актов до личного состава подразделений осуществляется их начальниками либо назначенными сотрудниками на служебных совещаниях при начальнике Управления.

36. Документы, полученные сотрудниками Управления для сведения и ознакомления, подлежат возврату в канцелярию, как правило, в течение суток.

37. Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов - немедленно.

38. Срок исполнения документов устанавливается начальником Управления. При наличии в резолюции слова "Срочно" срок исполнения устанавливается не более трех суток, "В кратчайшие сроки" или "Оперативно" - до десяти дней. При отсутствии в резолюции срока исполнения (доклада) документ исполняется в срок, указанный непосредственно в нем. В иных случаях документ должен быть исполнен не позднее чем в месячный срок.

39. В случаях, когда срок исполнения документа истекает в нерабочий день, окончанием срока исполнения считается рабочий день, предшествующий нерабочему.

40. Изменить срок исполнения документа (поручения) при наличии объективных обстоятельств, а также снять с контроля исполненный документ может лишь начальник Управления или лицо, его замещающее, на основании обоснованного рапорта исполнителя. Изменение срока исполнения документа фиксируется канцелярией.

41. Сотрудники Управления несут персональную ответственность за своевременное исполнение находящихся у них входящих документов. Контроль за сроками исполнения входящих документов возлагается на канцелярию. Обо всех фактах несвоевременного исполнения входящих документов сотрудниками Управления канцелярия докладывает начальнику Управления или лицу, в установленном порядке исполняющему его обязанности.

42. На каждом служебном документе, за исключением писем и документов, оформляемых на бланках установленного образца, должно быть указано его наименование ("рапорт", "справка", "докладная записка" и т.д.).

43. К служебным документам, оформляемым на бланках установленного образца, в обязательном порядке составляются заголовки. В краткой форме заголовок должен отражать содержание документа.

44. В установленных случаях документы, подготовленные сотрудниками Управления, утверждаются начальником Управления либо его заместителями. При утверждении документа гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, специального звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

45. Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование подразделения), специального звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

46. Результаты исполнения входящих документов могут быть представлены либо в виде письменного ответа, либо докладной записки, о чем делается отметка на самом документе или резолютивном листке.

47. Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем, а направление его в дело - за подписью начальника Управления или его заместителей.

Отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будут храниться документы.

48. При исполнении документа и подписании его должностным лицом исполнитель должен предоставить в канцелярию подлинник и копию исполненного документа с отметкой об исполнителе.

49. Контроль за исполнением документов включает: доведение до исполнителя документа или поручения, проверку хода его выполнения, учет и обобщение результатов исполнения и информирования об этом руководства Управления.

50. Документ считается исполненным и снимается с контроля при выполнении поручения, решения всех вопросов, когда об исполнении доложено руководству Управления и дан ответ корреспонденту или автору обращения (если он требуется).

51. Если об исполнении документа доложено руководству Управления в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя подразделения Управления.

52. Контрольные карточки формируются в картотеку, которая хранится в течение пяти лет, а затем уничтожается в установленном порядке.

53. В целях правильного формирования дел, систематизированного хранения документов и оперативного их поиска в Управлении составляется номенклатура дел.