3.1. Описание последовательности всех действий при исполнении государственной функции
3.1.1. Осуществление организации пресс-конференций, брифингов, встреч с Губернатором Санкт-Петербурга, вице-губернаторами Санкт-Петербурга, членами Правительства Санкт-Петербурга, руководителями ИОГВ.
Исполнение государственной функции осуществляется Комитетом посредством организации информационной работы с редакциями СМИ, направленной на обеспечение присутствия журналистов на пресс-конференциях, брифингах, встречах с Губернатором Санкт-Петербурга, вице-губернаторами Санкт-Петербурга, членами Правительства Санкт-Петербурга, руководителями ИОГВ, путем факсовой рассылки в редакции СМИ (при необходимости - электронной рассылки Управления) соответствующей информации, направления телефонограмм в редакции СМИ.
3.1.1.1. Основанием для начала исполнения данного административного действия является соответствующее поручение председателя (заместителя председателя) Комитета в отношении письменного обращения получателя по вопросу обеспечения присутствия журналистов редакций СМИ на пресс-конференциях, брифингах, встречах с Губернатором Санкт-Петербурга, вице-губернаторами Санкт-Петербурга, членами Правительства Санкт-Петербурга, руководителями ИОГВ.
3.1.1.2. Структурным подразделением Комитета, ответственным за исполнение указанной государственной функции, является отдел медиапланирования и СМИ (далее - отдел).
3.1.1.3. По поручению начальника отдела специалист отдела (далее - ответственный специалист) проверяет письменное обращение получателя функции на соответствие требованиям пункта 2.1.9 настоящего Административного регламента и при наличии всех необходимых сведений готовит на его основе проект информационного письма для последующего осуществления факсовой рассылки (при необходимости - рассылки Управления), направления телефонограмм в редакции СМИ.
3.1.1.4. Начальник отдела рассматривает и в случае отсутствия замечаний визирует проект информационного письма.
3.1.1.5. Проект информационного письма, завизированный начальником отдела, передается ответственным специалистом на рассмотрение и подпись (визирование) заместителю председателя Комитета, курирующему работу отдела.
3.1.1.6. Заместитель председателя Комитета рассматривает проект информационного письма и при отсутствии замечаний подписывает его и наносит резолюцию "в рассылку" (в случае особых указаний председателя Комитета - визирует и передает на рассмотрение председателю Комитета).
3.1.1.7. В случае если председателем Комитета принято решение о личной подписи информационного письма, председатель Комитета рассматривает представленный проект, и в случае отсутствия замечаний подписывает его и наносит резолюцию "в рассылку".
3.1.1.8. В случае выявления замечаний к оформлению, качеству и объему текста информационного письма на любом этапе его рассмотрения, информационное письмо возвращается на доработку в отдел медиа-планирования, после чего повторно рассматривается в порядке, определенном пунктами 3.1.1.4-3.1.1.7.
3.1.1.9. В случае если в ходе проверки письменного обращения получателя функции на соответствие требованиям пункта 2.1.7.1 настоящего Административного регламента ответственным специалистом обнаружено отсутствие необходимой информации, данная информация по согласованию с начальником отдела и заместителем председателя Комитета, курирующим работу отдела, запрашивается ответственным специалистом одним из следующих способов:
- в ходе личного общения с исполнителем получателя (посредством телефонной и/или факсимильной связи, электронной почты), - если недостающая информация может быть представлена получателем в Комитет оперативно, и это не повлечет за собой нарушения сроков, установленных Комитету для проведения работы по организации информирования редакций СМИ пунктом 2.2.2 настоящего Административного регламента;
- посредством подготовки в адрес получателя письма за подписью председателя (заместителя председателя) Комитета с просьбой в кратчайшие сроки предоставить в Комитет недостающую информацию, - если исполнитель получателя не может представить ее в Комитет непосредственно после устного запроса ответственного специалиста. Проект письма готовится в соответствии с Регламентом Комитета, утвержденным приказом председателя Комитета N 31 от 29.04.2005, представляется на подпись председателю (заместителю председателя) Комитета, и в случае отсутствия у него замечаний, подписывается и направляется получателю по почте и/или посредством факсимильной связи ответственным специалистом отдела организационно-финансовой работы.
При этом датой отсчета сроков, установленных Комитету для проведения работы по организации информирования редакций СМИ пунктом 2.2.2 настоящего Административного регламента, будет являться дата регистрации в Комитете письма получателя, содержащего недостающую информацию в соответствии с письменным запросом Комитета.
3.1.1.10. Факсовая рассылка информационного письма, оформленного в порядке, определенном пунктами 3.1.1.4-3.1.1.7 Административного регламента, в редакции СМИ, входящие в состав Координационного совета руководителей СМИ Санкт-Петербурга, осуществляется сотрудниками отдела.
3.1.1.11. В случае осуществления информирования редакций СМИ посредством электронной рассылки Управления, работа организуется в следующем порядке:
- начальник отдела (в случае его отсутствия - ответственный специалист) передает на рассмотрение и на визу руководителю (заместителю руководителя) Управления информационное письмо, оформленное в порядке, определенном пунктами 3.1.1.4-3.1.1.7 Административного регламента, с целью последующего осуществления электронной рассылки;
- руководитель (заместитель руководителя) Управления рассматривает текст информационного письма и в случае отсутствия замечаний - утверждает и передает его начальнику сектора по работе в сети Интернет Управления для осуществления электронной рассылки в редакции СМИ;
- электронная версия текста информационного письма, утвержденного руководителем (заместителем руководителя) Управления, передается ответственным специалистом отдела специалисту сектора по работе в сети Интернет Управления посредством электронной почты незамедлительно;
- электронная рассылка Управления осуществляется в течение часа после передачи электронной версии текста информационного письма, завизированного руководителем (заместителем руководителя) Управления, в сектор по работе в сети Интернет Управления;
- в случае выявления замечаний к оформлению, качеству и объему текста информационного письма руководитель (заместитель руководителя) Управления возвращает его в отдел, и дальнейшая работа организуется в соответствии с пунктом 3.1.1.11.
3.1.1.12. Направление телефонограмм в редакции СМИ, входящие в состав Координационного совета руководителей СМИ Санкт-Петербурга, осуществляется Комитетом в следующем порядке:
- посредством телефонной связи ответственный специалист устно, под запись, передает текст информационного письма в объеме, определенном пунктом 2.1.9, сотруднику приемной главного редактора СМИ;
- перед передачей текста ответственный специалист информирует сотрудника приемной главного редактора СМИ о предмете звонка (направление телефонограммы), наименовании органа, от имени которого совершается звонок, а также называет свою фамилию, имя, отчество и должность;
- перед завершением разговора ответственный специалист фиксирует фамилию, имя, отчество и должность сотрудника приемной главного редактора СМИ, принявшего телефонограмму, а также время совершения звонка.