2.2.1. Государственный учет документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, находящихся на временном хранении в организациях, на постоянном хранении в архивах, учреждениях (далее - паспортизация), с представлением ее результатов в Росархив проводится один раз в три года.
2.2.1.1. На первом этапе паспортизации организации составляют и представляют к 30 декабря отчетного года в архивы, источниками комплектования которых они являются, паспорта по состоянию на 1 декабря ... года. Архивы составляют и представляют в Комитет до 20 января года, следующего за отчетным, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов.
2.2.1.2. На втором этапе паспортизации Комитет составляет и представляет в Росархив к 15 февраля года, следующего за отчетным периодом, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов в масштабе Санкт-Петербурга.
2.2.2. Сбор документов государственного учета, учетных баз данных архивов и учреждений Санкт-Петербурга для включения в сводные документы государственного учета и сводные учетные базы данных осуществляется ежегодно до 20 января следующего за отчетным года.
2.2.2.1. Комитет ежегодно составляет сводные документы государственного учета и один раз в три года до 15 февраля следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом о работе представляет сводные документы государственного учета в Росархив.