1.1. Административный регламент исполнения государственной функции (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности исполнения государственной функции, обеспечения и совершенствования государственного контроля за сохранностью документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования архивов (далее - организации) в течение установленных законодательством сроков, и хранящихся постоянно в центральных государственных архивах (далее - архивы), музеях, библиотеках Санкт-Петербурга (далее - учреждения). Административный регламент устанавливает поэтапный порядок государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга в масштабе Санкт-Петербурга (организации - архивы (учреждения) - Архивный комитет Санкт-Петербурга - Федеральное архивное агентство (далее - Росархив). Государственный учет основывается на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности сведений о состоянии хранения, составе и количестве документов; определяет формы государственного учета, подлежащие заполнению, сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - Комитет), осуществляющего полномочия в области организации и ведения государственного учета.
1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43);
Законом Санкт-Петербурга "Об архивном деле в Санкт-Петербурге" от 28.01.2009 N 23-16 (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга, 2009, N 8);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный N 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 45);
приказом Государственной архивной службы России "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" от 11.03.1997 N 11 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный N 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 1997, N 17);
постановлением Правительства Санкт-Петербурга "Об Архивном комитете Санкт-Петербурга" от 09.09.2008 N 1136 (Вестник Администрации Санкт-Петербурга, 2008, N 10).
1.3. Государственную функцию исполняет Комитет при взаимодействии с Росархивом, архивами, ведущими в установленном порядке списки организаций - источников комплектования и осуществляющими прием на государственное хранение документов постоянного срока хранения, учреждениями и организациями Санкт-Петербурга.
1.4. Государственная функция исполняется бесплатно.
1.5. Конечным результатом исполнения государственной функции являются:
1.5.1) на 1-м этапе (паспортизация на уровне архивов):
1.5.1.1) составление паспортов организациями и представление их в архивы:
в ЦГА СПб, ЦГАИПД СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб направляются паспорта организаций, хранящих управленческую документацию;
в ЦГАНТД СПб направляются паспорта организаций, хранящих научно-техническую документацию;
в ЦГАКФФД СПб направляются паспорта организаций, хранящих кинофотофонодокументы;
1.5.1.2) составление архивами сведений о состоянии хранения документов в организациях в соответствии с профилем комплектования каждого из них на основании паспортов организаций;
1.5.2) на 2 этапе (паспортизация в масштабе Санкт-Петербурга):
1.5.2.1) составление Комитетом сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов в масштабе Санкт-Петербурга на основании сведений, представленных архивами;
1.5.2.2) составление Комитетом сводных паспортов архивов и учреждений, отражающих достоверное состояние объемов, состава и условий хранения документов Архивного фонда Санкт-Петербурга;
1.5.2.3) объединение копий информационных массивов баз данных "Архивный фонд" архивов Санкт-Петербурга в базу данных "Фондовый каталог";
1.5.2.4) представление сведений, подготовленных Комитетом в соответствии с пунктами 1.5.2.1-1.5.2.3 Регламента, в Росархив.