3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
издание приказа о передаче документов в архив Комитета с приложением графика приема-передачи дел;
прием дел и документов в архив Комитета от структурных подразделений;
формирование, оформление дел;
составление описей дел;
согласование описей дел ЭК Комитета;
утверждение (согласование) описей дел ЦЭПМК Комитета;
утверждение описей дел председателем Комитета;
переплет дел;
оформление обложки дел;
размещение дел в архиве Комитета;
выдача дел во временное пользование;
составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласование его ЭК Комитета и утверждение председателем Комитета;
подготовка дел к уничтожению;
передача дел постоянного срока хранения на государственное хранение в ЦГА СПб.
3.1.2. Ответственным за выполнение административных процедур является в соответствии с должностным регламентом главный специалист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, на которого в соответствии с положением об отделе возложены полномочия по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета (далее - отдел комплектования).
3.1.3. Издание приказа о передаче дел в архив Комитета с приложением графика приема-передачи дел
Приказ является основанием для приема документов и дел, образующихся в структурных подразделениях Комитета, в архив Комитета.
3.1.3.1. Подготовку проекта приказа о приеме документов в архив Комитета и согласование со структурными подразделениями графика приема-передачи дел осуществляет отдел комплектования.
3.1.3.2. Срок выполнения административной процедуры - 14 дней.
3.1.4. Прием дел и документов в архив Комитета от структурных подразделений
3.1.4.1. Структурные подразделения осуществляют в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной председателем Комитета, отбор дел и документов постоянного срока хранения для передачи в архив Комитета, составляют сдаточные описи дел, подлежащих архивному хранению.
Дела и документы временного срока хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях.
Дела и документы долговременного срока хранения (документы по личному составу) остаются на хранении в отделе по вопросам государственной службы и кадров.
3.1.4.2. Отдел комплектования осуществляет прием в архив Комитета дел от структурных подразделений Комитета в соответствии со сдаточными описями дел и документов.
3.1.4.3. Срок выполнения данной процедуры устанавливается графиком приема-передачи дел.
3.1.5. Формирование, оформление дел
3.1.5.1. Формирование дел - группировка исполненных дел и документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.