Недействующий

Об утверждении административного регламента по осуществлению государственной функции (утратило силу с 27.09.2024 на основании распоряжения Архивного комитета Санкт-Петербурга от 04.09.2024 № 55)

3.1. Описание последовательности действий при исполнении
государственной функции

3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

издание приказа о передаче документов в архив Комитета с приложением графика приема-передачи дел;

прием дел и документов в архив Комитета от структурных подразделений;

формирование, оформление дел;

составление описей дел;

согласование описей дел ЭК Комитета;

утверждение (согласование) описей дел ЦЭПМК Комитета;

утверждение описей дел председателем Комитета;

переплет дел;

оформление обложки дел;

размещение дел в архиве Комитета;

выдача дел во временное пользование;

составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласование его ЭК Комитета и утверждение председателем Комитета;

подготовка дел к уничтожению;

передача дел постоянного срока хранения на государственное хранение в ЦГА СПб.

3.1.2. Ответственным за выполнение административных процедур является в соответствии с должностным регламентом главный специалист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, на которого в соответствии с положением об отделе возложены полномочия по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета (далее - отдел комплектования).

3.1.3. Издание приказа о передаче дел в архив Комитета с приложением графика приема-передачи дел

Приказ является основанием для приема документов и дел, образующихся в структурных подразделениях Комитета, в архив Комитета.

3.1.3.1. Подготовку проекта приказа о приеме документов в архив Комитета и согласование со структурными подразделениями графика приема-передачи дел осуществляет отдел комплектования.

3.1.3.2. Срок выполнения административной процедуры - 14 дней.

3.1.4. Прием дел и документов в архив Комитета от структурных подразделений

3.1.4.1. Структурные подразделения осуществляют в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной председателем Комитета, отбор дел и документов постоянного срока хранения для передачи в архив Комитета, составляют сдаточные описи дел, подлежащих архивному хранению.

Дела и документы временного срока хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях.

Дела и документы долговременного срока хранения (документы по личному составу) остаются на хранении в отделе по вопросам государственной службы и кадров.

3.1.4.2. Отдел комплектования осуществляет прием в архив Комитета дел от структурных подразделений Комитета в соответствии со сдаточными описями дел и документов.

3.1.4.3. Срок выполнения данной процедуры устанавливается графиком приема-передачи дел.

3.1.5. Формирование, оформление дел

3.1.5.1. Формирование дел - группировка исполненных дел и документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.