9.1. Организацию приема граждан и представителей организаций (далее - прием граждан), обращающихся в Комитет, обеспечивает отдел социальных программ и организационного обеспечения.
9.2. Секретарь председателя Комитета осуществляет предварительную запись на прием к председателю Комитета, подготовку к приему необходимых материалов.
Встречи и беседы председателя Комитета с представителями организаций и учреждений осуществляются только по предварительной записи.
9.3. Для решения вопроса о записи на прием к председателю Комитета, заместителям председателя Комитета, начальникам структурных подразделений Комитета принимаются заявления граждан, которые должны быть аргументированными, содержать подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к указанным лицам, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено к компетенции Комитета. Оценка предъявленных документов осуществляется отделом социальных программ и организационного обеспечения совместно с профильным отделом, в чьей компетенции находится данный вопрос.
В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса, содержащегося в обращении гражданина, не относится к компетенции Комитета, либо представленные документы не удовлетворяют требованиям части первой настоящего пункта.
9.4. Секретарь председателя Комитета осуществляет регистрацию устных обращений граждан и их документальное оформление.
Копии обращений граждан, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня регистрации указанных обращений направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности.
9.5. Каждое обращение регистрируется:
в подсистеме "Письма и обращения граждан" Единой системы электронного документооборота;
в карточке личного приема председателем Комитета.
9.6. В случае записи гражданина на прием к председателю Комитета отдел социальных программ и организационного обеспечения подготавливают следующие документы:
карточку личного приема председателем Комитета;
дело, в которое включают копии нормативных правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга по данному вопросу;
справки подведомственных организаций, рассматривавших обращение.
9.7. Принятое председателем Комитета решение записывается в карточке личного приема.
Решение оформляется в виде поручения начальникам структурных подразделений или подведомственным организациям.
Поручение председателя Комитета ставится на контроль. При этом формируется контрольная картотека в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
9.8. Председателем Комитета в ходе личного приема с согласия гражданина ответ может быть дан устно, о чем делается запись в карточке личного приема. При необходимости письменного ответа по существу поставленных гражданином вопросов ответ направляется в сроки, определенные действующим законодательством.
9.9. Продление срока исполнения поручений возможно только председателем Комитета либо по его поручению начальником отела социальных программ и организационного обеспечения. Информация о продлении сроков фиксируется в карточке учета личного приема граждан председателем Комитета.
9.10. Исполнители готовят проект ответа заявителю и докладывают председателю Комитета.
9.11. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен, а также если подведомственной организацией дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и председатель Комитета согласен с доводами исполнителя. В контрольной карте делается отметка об исполнении.
9.12. Прием граждан в Комитете председателем Комитета, заместителями Комитета, начальниками структурных подразделений Комитета осуществляется согласно графику, утвержденному председателем Комитета (приложение 1 к Регламенту).
9.13. Лица, указанные в графике, несут персональную ответственность за выполнение графика. Решение о переносе сроков приема граждан принимается председателем Комитета на основании докладной записки.
9.14. Ответственность за организацию приема и выполнение принятых решений в структурных подразделениях Комитета возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений.
9.15. Пресс-конференции и интервью председателя и сотрудников Комитета организует пресс-секретарь Комитета.
9.16. Заявки на встречу с Губернатором Санкт-Петербурга и вице-губернаторами Санкт-Петербурга, поступившие в Комитет от организаций иностранных государств, международных организаций и иностранных граждан, направляются в Комитет по внешним связям и туризму Санкт-Петербурга, который определяет целесообразность проведения встреч.