1. Документы Архивного фонда Санкт-Петербурга независимо от места их хранения подлежат государственному учету в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
Уникальные документы Архивного фонда Санкт-Петербурга подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, ведение которого осуществляет орган управления архивным делом Санкт-Петербурга. Включение уникальных документов Архивного фонда Санкт-Петербурга в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
2. Органы государственной власти Санкт-Петербурга и органы местного самоуправления, иные юридические лица обязаны представлять в установленном порядке в орган управления архивным делом Санкт-Петербурга сведения по учету документов, находящихся у них на временном хранении.
3. Собственники находящихся в частной собственности архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, представляют сведения об архивных фондах и (или) архивных документах в целях их учета по запросам органа управления архивным делом Санкт-Петербурга.
4. При смене собственника и (или) места хранения документов Архивного фонда Санкт-Петербурга и иных архивных документов, в том числе документов по личному составу, собственники информируют орган управления архивным делом Санкт-Петербурга о новом собственнике и (или) месте дальнейшего хранения указанных документов.