20.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения.
20.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировки документов по вопросам, внесенным для рассмотрения в администрацию Ивановской области и подготовленным в структурных подразделениях аппарата администрации, справочные и контрольные картотеки, личные дела сотрудников аппарата администрации Ивановской области.
20.3. При составлении номенклатуры дел используется перечень документов с указанием сроков их хранения.
20.4. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового обозначения вопроса.
Примечание.
В делах переписки после индекса проставляется буквенное обозначение категории срока хранения:
«а» - дела переписки постоянного хранения;
«б» - дела переписки временного хранения, не подлежащие передаче в архив.
20.5. Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года структурными подразделениями аппарата администрации Ивановской области, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласовывается с управлением делопроизводства и контроля администрации Ивановской области и подписывается руководителем структурного подразделения (приложение N 8).
20.6. Сводная номенклатура дел аппарата администрации Ивановской области составляется управлением делопроизводства и контроля на основании номенклатуры дел структурных подразделений, подписывается начальником управления делопроизводства и контроля,
согласовывается с управлением по делам архивов Ивановской области и после ее одобрения экспертной комиссией аппарата администрации Ивановской области утверждается руководителем аппарата администрации Ивановской области (приложение N 9 ).
После утверждения сводной номенклатуры дел аппарата администрации Ивановской области в структурные подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.
20.7. В случае изменения структуры аппарата администрации Ивановской области в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
20.8. Сводная номенклатура дел аппарата администрации Ивановской области в конце каждого календарного года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.