11.1. Организация совещаний, проводимых главой администрации Ивановской области или его заместителями, и контроль за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний, возлагается на соответствующие структурные подразделения аппарата администрации области.
11.2. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами в срок до 3 дней. Проект протокола совещания (приложение N 5) составляется совместно сотрудниками соответствующего структурного подразделения аппарата администрации Ивановской области и органов исполнительной власти, в ведении которых находятся рассмотренные на совещании вопросы. Проект протокола визируется готовившими его сотрудниками и руководителями соответствующих органов исполнительной власти. Визы проставляются на обратной стороне последнего листа оригинала.
Проект протокола совещания, проводимого главой администрации Ивановской области, визируется заместителем главы администрации в соответствии с распределением обязанностей.
11.3. Протокол совещания подписывается председательствующим на совещании.
11.4. Протокол регистрируется в соответствующем структурном подразделении аппарата администрации Ивановской области, где ему присваивается номер, который состоит из инициалов имени и фамилии председательствовавшего на совещании, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
11.5. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный сотрудником подразделения, ответственного за подготовку совещания.
Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.
11.6. Копии протоколов совещаний у главы администрации Ивановской области и его заместителей оформляются и готовятся к рассылке сотрудником структурного подразделения, ответственного за подготовку совещания, который на первом листе каждой копии в правом верхнем углу указывает наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола, после чего передает их с указателем рассылки в канцелярию управления делопроизводства и контроля администрации Ивановской области.
На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри аппарата администрации Ивановской области, указываются инициалы и фамилия должностных лиц, которым они направляются.
После отправки копий протоколов адресатам подлинник протокола совещания вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки копий, и соответствующие материалы остается в структурном подразделении аппарата администрации Ивановской области, ответственным за проведение совещания для организации контроля за его исполнением. Подлинник протокола и указатель рассылки помещаются в дело.
Подлинник протокола совещания у главы администрации Ивановской области передается на хранение в канцелярию управления делопроизводства и контроля.
11.7. Организация подготовки и проведения заседаний, создаваемых администрацией Ивановской области комиссий (советов), возлагается на ответственного секретаря комиссии (совета) и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе. При этом протокол заседания комиссии подписывается и регистрируется ответственным секретарем, который присваивает протоколу очередной порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.