Оформление протоколов заседаний, совещаний
5.1. Протоколы печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14.
5.2. Протокол имеет следующие реквизиты:
Герб Ивановской области (Указывается на бланках протоколов заседаний Администрации Ивановской области, а также на бланках выписок из этих протоколов).
Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ
Вид заседания, совещания, например:
ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
или
СОВЕЩАНИЯ У ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ
ИВНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
И.О.Фамилия
При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:
наименование вида документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
Например:
П Р О Т О К О Л
заседания Комиссии по вопросам по рассмотрению уровня цен и тарифов на услуги и продукцию предприятий (организаций), регулирование которых осуществляется органами исполнительной власти Ивановской области
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номера протоколов заседаний администрации Ивановской области состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами.
Номер протокола совещания у главы администрации или его заместителей состоит из знака N, инициалов имени и фамилии председательствовавшего, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: N ВТ- 5 -10 или N АК- 2 - 7
Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.
Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом .
Например: от 14.04.2003 N 12 или от 17.04.2003 N ВТ - 5 - 10
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ» печатается центрованно прописными буквами, под ним 2 межстрочными интервалами ниже - должность председательствовавшего, затем 2 интервалами ниже - также центрованно инициалы и фамилия.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - «Присутствовали:». Затем 2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке), например:
члены администрации
ответственные сотрудники аппарата
администрации Ивановской области
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
При проведении заседаний, совещаний, комиссий (советов), оформление текстов разделов протокола может строиться по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Решение в тексте протокола печатается полностью. При необходимости, приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает инициал имени и фамилии.
При необходимости на протоколе проставляется гриф «Для служебного пользования», который печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется пот отношению к ним.