Оформление проектов служебных писем и телеграмм
7.1. Письма оформляются на бланках установленной формы.
7.2. Письмо имеет следующие реквизиты:
Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Исходящий номер в письмах за подписью руководства администрации области из порядкового номера по единой нумерации с начала года, индекса подразделения, номера по номенклатуре.
Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.
Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав адресата входит наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - инициалы и фамилия лица.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
Ивановский государственный университет
При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Главное управление
экономического развития и торговли
Ивановской области
Управление экономики и прогнозирования
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.
При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Председателю
Законодательного Собрания
Ивановской области
П.А. Конькову
Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:
Ректору
Ивановского государственного
университета
профессору В.Н. Егорову
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочными интервалами.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
Ивановской области
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, затем инициалы и фамилию частного лица, например:
153016 Ивановская область,
г. Иваново, ул. Г. Хлебникова, д.4, кв.38
А.С.Котову
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не ставится.
При направлении письма более чем в четыре адресата составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.
Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал.
Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.