17.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций) и устанавливаются в канцелярии и приемных главы администрации Ивановской области и его заместителей.
17.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию, ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «Не для печати», не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
17.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге со шрифтом не менее N 8.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А 4, не должен превышать 5 листов.
17.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
17.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица.
Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с резолюцией руководителя (его заместителя) исполнителю.
При необходимости, полученная факсограмма передается в канцелярию управления делопроизводства и контроля для регистрации.
17.6. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.
17.7. Для передачи и получения информации может использоваться электронная почта как внутри аппарата администрации Ивановской области, так и между органами исполнительной власти, учреждениями и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
17.8. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
17.9. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель и ставит отметку «Соответствует электронной копии».
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.