20.28. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя, наименование подразделения, номер дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов в нем, фамилии исполнителя и сотрудника, сформировавшего дело. На корешке и внутренней стороне обложки дела указываются номер дела и год.
20.29. Номер дела состоит из индекса вопроса по номенклатуре дел и порядкового номера по реестру.
20.30. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку акта главы администрации (губернатора) Ивановской области или администрации Ивановской области. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.
Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова, сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление в заголовке сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, учреждений.
Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
20.31. Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем, конечная дата - дата самого позднего документа. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации входящего документа, приложение к которому помещено в этот том.
При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты списания документов в дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя.
При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
20.32. Обложка дела заполняется черными чернилами. Наименование подразделения, год и номер дела проставляются на обложке штампом.