16.1. Проекты писем и телеграмм оформляются в соответствии с прилагаемыми правилами (приложение N 7 ) и печатаются: письма - на бланках установленной формы, телеграммы - листах формата А 4.
Письма на бланках «Глава администрации Ивановской области» и «Администрация Ивановской области», подлежащих учету, подписываются главой администрации Ивановской области и исполняющим обязанности главы администрации в соответствии с компетенцией главы администрации Ивановской области и администрации Ивановской области.
Письма на бланках «Администрация Ивановской области», подлежащих учету, могут подписываться заместителями главы администрации Ивановской области.
Письма за подписью заместителей главы администрации Ивановской области оформляются с использованием соответствующих электронных шаблонов бланков заместителей главы администрации Ивановской области.
16.2. Проекты писем и телеграмм за подписью заместителей главы администрации визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения аппарата администрации на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
16.3. Подготовленные исполнителями проекты писем за подписью главы администрации Ивановской области визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения аппарата администрации и соответствующим заместителем главы администрации Ивановской области.
Проекты писем с указанными визами редактируются (устраняются стилистические недочеты), корректируются (устраняются грамматические ошибки), визируются в отделе подготовки документов и оформляются на бланках установленного образца.
Оформленные на бланках проекты писем подлежат визированию руководителем аппарата администрации области и представляются им главе администрации области для подписания.
16.4. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.
16.5. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.
16.6. Подписанные письма или телеграммы передаются исполнителем в канцелярию управления делопроизводства и контроля для регистрации и отправки.
Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 8.15 до 17.15.
Документы, оформленные с нарушением требований настоящей инструкции, и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются, не регистрируются и возвращаются исполнителям.
Копия исходящего документа с соответствующими визами (при необходимости - с указателем рассылки) помещается в дело.
16.7. Исходящие документы с отметками «Весьма срочно», «Срочно» доставляются адресатам фельдъегерской связью.
Степень срочности доставки документа определяется руководителем, подписавшим документ, руководителем аппарата администрации Ивановской области или начальником управления делопроизводства и контроля.