19.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Примечание:
Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;
описания структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджетов всех уровней и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне.
19.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в аппарате администрации Ивановской области в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
19.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения руководителя аппарата администрации Ивановской области.
19.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
19.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются канцелярией управления делопроизводства и контроля. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка «ДСП». Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку.
19.6. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в управлении делопроизводства и контроля.
19.7. Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только управлением делопроизводства и контроля при наличии визы начальника управления делопроизводства и контроля.
19.8. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией управления делопроизводства и контроля фельдъегерской связью или заказным почтовым отправлением. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившим документ.
19.9. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
19.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в канцелярию управления делопроизводства и контроля. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
19.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку «Для служебного пользования» и находящимися на архивном хранении в канцелярии управления делопроизводства и контроля, осуществляется с согласия руководителя аппарата администрации Ивановской области или его заместителя, или руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудниками подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.
19.12. Дополнительная рассылка документов с пометкой «Для служебного пользования» подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя аппарата администрации Ивановской области или его заместителя, либо по заявкам руководителей структурных подразделений, их готовивших.
19.13. В подразделениях не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования». Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется в канцелярию управления делопроизводства и контроля.
В канцелярии управления делопроизводства и контроля проверки таких документов, находящихся на архивном хранении, проводятся не реже одного раза в 5 лет.
19.14. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель структурного подразделения аппарата администрации информирует об этом руководителя аппарата администрации области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю аппарата администрации Ивановской области.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
19.15. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
19.16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.