20.39. Отдельные комплексные дела сдаются в канцелярию управления делопроизводства и контроля в 10 - дневный срок после выхода документов, в связи с подготовкой которых эти дела были заведены, или снятия этих документов с контроля.
20.40. Законченные делопроизводством дела переписки постоянного срока хранения по окончании календарного года передаются в канцелярию управления делопроизводства и контроля.
20.41. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в подразделение для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок.
20.42. При перешивке документов из одного дела переписки в другое во внутренней описи и на прокладке указывается, в какое дело перешиты документы.
20.43. По окончании передачи дел за год в канцелярию управления делопроизводства и контроля представляется опись дел .
20.44. Описи дел подписывают руководитель структурного подразделения (с указанием года, месяца и числа их составления) и сотрудник канцелярии управления делопроизводства и контроля, осуществляющий прием дел. Первый экземпляр подписанной описи остается в канцелярии управления делопроизводства и контроля, второй хранится в подразделении 10 лет.
20.45. Дела переписки временного срока хранения в течение года хранятся в подразделении, а затем уничтожаются по акту установленной формы (приложение N 13), который согласовывается с управлением делопроизводства и контроля и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата администрации.
20.46. Подлинники актов главы администрации (губернатора) Ивановской области, администрации Ивановской области и справки к ним хранятся в отделе подготовки документов в течение 5 - ти лет и затем передаются на архивное хранение.
Подлинники протоколов заседаний администрации Ивановской области и расшифрованные стенографические записи заседаний администрации Ивановской области формируются в дела и передаются на архивное хранение по окончании календарного года.