2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в аппарат администрации Ивановской области корреспонденции производятся в централизованном порядке канцелярией управления делопроизводства и контроля. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в канцелярии управления делопроизводства и контроля, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним возможно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции утверждается начальником управления делопроизводства и контроля.
2.3. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в канцелярии управления делопроизводства и контроля с вводом информации о них в СЭД. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер, количество листов приложения.
На регистрируемый документ составляется регистрационно - контрольная карточка (далее - РКК, приложение N 1) в системе электронного документооборота, которая фиксирует дальнейшее прохождение и исполнение документа. При регистрации поступившего документа в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе и одновременно распечатывается регистрационно - контрольная карточка документа, которая вместе с документом направляется по назначению.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе не менее 5 - ти лет.
2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией управления делопроизводства и контроля в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы администрации Ивановской области
Документы, направленные на имя главы администрации Ивановской области передаются в приемную руководителя аппарата администрации для подготовки проекта резолюции главы администрации или, в его отсутствие, лица, исполняющего его обязанности.
Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются канцелярией исполнителям под расписку в журнале регистрации с указанием даты вручения, фамилии, инициалов имени и отчества, а также наименования должности.
Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в канцелярию управления делопроизводства и контроля.
2.5. Федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, зарегистрированные в канцелярии направляются в юридический отдел аппарата администрации Ивановской области для подготовки проекта соответствующей резолюции главы администрации области и затем передаются руководителю аппарата администрации Ивановской области для представления их главе администрации области.
Документы с резолюцией главы администрации Ивановской области направляются канцелярией соответствующим исполнителям.
2.6. Постановления Законодательного Собрания Ивановской области, зарегистрированные в канцелярии, передаются полномочному представителю главы администрации Ивановской области в Законодательном Собрании Ивановской области для подготовки проекта резолюции главы администрации и затем передаются руководителю аппарата администрации Ивановской области для представления их главе администрации области.
2.7. Копии документов с поручениями главы администрации области направляются канцелярией соответствующим исполнителям и в отдел контроля управления делопроизводства и контроля аппарата администрации области для организации контроля за их исполнением.
2.8. Письменные обращения граждан (письма и телеграммы) направляются в отдел по работе с обращениями граждан.
2.9. Документы, поступившие во исполнение поручений главы администрации Ивановской области или его заместителей, направляются непосредственно руководителям структурных подразделений в соответствии с вопросами, отнесенным к сферам их ведения.
2.10. Договоры, соглашения, доверенности, подписанные главой администрации области подлежат регистрации и хранению в канцелярии управления делопроизводства и контроля. Регистрационные номера договоров (соглашений) и иных документов, составленных двумя и более организациями состоят из регистрационных номеров документа каждой организации и проставляются через косую черту.
2.11. Корреспонденция на иностранных языках, поступившая в администрацию области, направляется в структурное подразделение аппарата администрации, в ведении которого находится осуществление международных связей для перевода и затем подлежит возврату в канцелярию для регистрации и передаче главе администрации или его заместителям.
2.12. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой «лично», а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.
2.13. Зарегистрированные в СЭД документы с регистрационно - контрольной карточкой доставляются в структурные подразделения.