20.37. По окончании календарного года сотрудником управления делопроизводства и контроля составляется сводная опись дел.
20.38. В опись дел постоянного срока хранения (приложение N 12) сначала вносятся дела переписки, а затем отдельные и комплексные дела. При этом каждый том, в том числе приложения к делам, сформированные в отдельные тома, вносится в опись отдельными позициями с присвоением очередных порядковых номеров. При внесении в опись подряд томов дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами «то же», другие сведения о томах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Приложения, сформированные в отдельные тома, вносятся в опись под своими заголовками.
Дела по вопросам, находящимся на контроле, также включаются в опись, при этом в графе «Примечание» карандашом делается пометка «н/к» (на контроле).