Настоящая инструкция по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области (далее именуется - инструкция) определяет порядок работы с документами в аппарате администрации Ивановской области (далее именуется - аппарат администрации) и разработана с учетом положений инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Российской Федерации и типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
1.2. Делопроизводство в аппарате администрации организуется с использованием системы электронного документооборота (далее именуется - СЭД), предназначенной для учета и сопровождения документов.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации возлагается на их руководителей.
1.4. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в структурных подразделениях назначается ответственный из числа сотрудников за ведение делопроизводства, который осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в подразделении.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата администрации, возлагаются следующие основные функции:
- прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в электронной базе;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
- контроль за прохождением документов в подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов,
- ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах исполнения документов;
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
- печатание проектов поручений, служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов;
- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
разработка номенклатуры дел подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в управление делопроизводства и контроля;
- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленными в подразделении и по электронной почте;
- организация использования в подразделении средств копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;
- подготовка заявок на получение, учет и выдача в подразделении канцелярских принадлежностей.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей инструкции в аппарате администрации осуществляется управлением делопроизводства и контроля.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием проектов документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения соответствующих заместителей главы администрации области или руководителя аппарата администрации области.
1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники структурных подразделений аппарата администрации обязаны передать через ответственного за ведение делопроизводства находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.
1.9. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении.
1.10. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения и сообщается в управление делопроизводства и контроля. Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата администрации и начальник управления делопроизводства и контроля.
1.11. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется пресс - центром администрации Ивановской области или по разрешению (указанию, поручению) руководителя аппарата администрации области.
1.13. Экземпляр настоящей инструкции выдается руководителям структурных подразделений аппарата администрации области для ознакомления сотрудников под расписку.
1.14. Сотрудники аппарата администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.15. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей инструкции.