20.18. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 150 листов, формируются в отдельные тома.
20.19. Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.
20.20. В комплексном деле разделы располагаются в порядке хронологии принятия актов сверху вниз.
В делах переписки разделы располагаются в порядке хронологии сверху вниз.
При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома делается запись «Продолжение дела (пункта) см.том…».
20.21. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.
20.22. Если в деле имеются документы, поступившие в разные сроки и исполненные одним актом главы администрации (губернатора) Ивановской области или администрации Ивановской области, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а затем внутри группы по хронологическому признаку.
20.23. В случае выхода актов главы администрации (губернатора) Ивановской области или администрации Ивановской области во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты.
20.24. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательных актов представительных органов государственной власти, документов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законов Ивановской области, указов и распоряжений главы администрации (губернатора) Ивановской области, актов администрации Ивановской области, поручений и распоряжений главы администрации (губернатора) Ивановской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти документы дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись.
Справка о снятии с контроля документа подшивается в заведенное на данный документ дело. Если имеется справка о снятии с контроля нескольких документов, следует сделать необходимое количество копий этой справки и подшить их в соответствующие дела.
20.25. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение N 10). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле, которая подписывается руководителем подразделения. Внутренняя опись в дело не подшивается, а вкладывается.
На лицевой стороне последнего листа отдельного дела, в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется виза «в архив», которая подписывается руководителем подразделения.
В комплексном деле виза «в архив» проставляется на последнем листе каждого раздела.
Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том.
Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.