По каналам специальной документальной связи (СДС) разрешается передавать информацию в адрес органов государственной власти РФ и органов государственной власти субъектов РФ. Возможность передачи информации в конкретный адрес предварительно согласуется с работниками подразделения СДС.
Текст отправляемого документа оформляется в виде телеграммы.
На проектах телеграмм указываются:
- полный адрес получателя в дательном падеже;
- заголовок, раскрывающий содержание текста;
- текст;
- должность, инициал имени и фамилия лица, подписывающего телеграмму;
- дата подписи;
- фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя телеграммы.
Содержание телеграммы должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в ней информации.
Текст пишется без применения произвольных сокращений слов, со всеми знаками препинания, предлогами, союзами. Объем текста телеграммы не должен превышать одного печатного листа формата А4.
В телеграммах-ответах и телеграммах-дополнениях указывается номер и дата документа, на который дается ответ или направляется дополнительный доклад (информация). Например:
- “На письмо N ___ от ___”,
- “На телеграмму N ___ от ___”,
- “На поручение И.И. Иванова N ___ от ___”,
- “В дополнение к нашей телеграмме N ___ от ___”,
- “В дополнение к нашему письму N ___ от ___” и т. п.
Исходящие телеграммы, направляемые двум и более адресатам, пишутся (печатаются) в одном экземпляре с указанием всех адресатов. При большом количестве адресатов составляется расчет рассылки таких телеграмм на обороте их последнего листа, либо на отдельном листе, который заверяется подписью исполнителя или лица, подписавшего телеграмму.
После подготовки текста исходящей телеграммы исполнитель производит его распечатку на стандартный лист бумаги формата А4. Отпечатанная исходящая телеграмма должна содержать сведения о наименовании файла, с которого печатался документ.
Документ подписывается главой администрации, одним из его заместителей или руководителем аппарата. После подписи, лицо, подписавшее телеграмму, накладывает резолюцию: “Отправить по каналам специальной документальной связи”.
Телеграмма регистрируется в канцелярии.
При наличии исправлений и дополнений в подписанном тексте исходящей телеграммы они вносятся исполнителем в электронную копию на ГМД, диск проверяется на отсутствие вирусов, на обороте подписанной телеграммы делается отметка об идентичности ЭК распечатанному тексту и отсутствии вирусов. Например: “Электронная копия идентична. На ГМД вирусов нет. Подпись, дата”.
Работник подразделения специальной документальной связи в присутствии исполнителя проверяет соответствие ЭК подписанному тексту.
После отправки телеграмма возвращается в канцелярию.