10.1. При подготовке на доклад руководству администрации поступивших документов устанавливается следующий порядок оформления поручений:
- подготовка проектов поручений главы администрации области осуществляется руководителем аппарата администрации или, по его поручению, ответственным сотрудником аппарата администрации.
- подготовка проектов поручений заместителей главы администрации, осуществляется только в структурных подразделениях аппарата администрации ответственным сотрудником, на которого возложены данные обязанности;
- проекты поручений главы администрации или его заместителей оформляются в виде резолюции на соответствующие документы и печатаются на регистрационно - контрольных карточках или бланках установленной формы;
- в проекте поручения указываются исполнители, содержание поручения, а в необходимых случаях сроки его выполнения;
- если в проекте поручения предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым или против его фамилии пишется слово «сбор» или «обобщение».
10.2. Проекты поручений готовятся и докладываются главе администрации области или его заместителям, как правило, в день поступления материалов. Проекты поручений главы администрации области визируются руководителем аппарата администрации Ивановской области.
10.3. После подписания резолюций копии поручений в обязательном порядке рассылаются:
- должностным лицам, указанным в поручении
- отделу контроля управления делопроизводства и контроля (копии поручений главы администрации области)
В необходимых случаях поручения могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в поручении. Если поручение направляется более чем в 4 адреса, то к нему прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем. Если поручения направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен указать их почтовые адреса.
10.4. Подписанное поручение вместе с документами и необходимым количеством копий передается в канцелярию управления делопроизводства и контроля для последующей рассылки.
10.5. Организациям и должностным лицам рассылаются копии поручения главы администрации и его заместителей и документов, по которым оно дано. Подлинник поручения главы администрации, на котором проставлена отметка об отправке его копий адресатам и соответствующие документы остается в канцелярии управления делопроизводства и контроля. Подлинник поручения заместителей главы, на котором проставлена отметка об отправке его копий адресатам, вместе с подлинниками документов направляется в соответствующее структурное подразделение аппарата администрации для организации контроля исполнения.
10.6. Сведения об оформленных поручениях и ходе их выполнения вводятся ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в РКК системы электронного документооборота.