ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 22 декабря 2003 года N 1658-р
г. Иваново

Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области

(с изменениями на 24 января 2007 года)

_____________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными
распоряжением губернатора Ивановской области от 24 января 2007 года N 35-р
_____________________________________________________               

В целях совершенствования системы делопроизводства в аппарате Администрации Ивановской области:

Утвердить инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области (прилагается).

Руководителям органов исполнительной власти Ивановской области при организации системы делопроизводства в подведомственных органах руководствоваться положениями настоящей инструкции

И.О. ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИ
ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
А. КАНАЕВ

Приложение
к распоряжению главы администрации Ивановской области
от 22 декабря 2003 года N 1658 -р

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области

1. Общие положения

Настоящая инструкция по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области (далее именуется - инструкция) определяет порядок работы с документами в аппарате администрации Ивановской области (далее именуется - аппарат администрации) и разработана с учетом положений инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Российской Федерации и типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
1.2. Делопроизводство в аппарате администрации организуется с использованием системы электронного документооборота (далее именуется - СЭД), предназначенной для учета и сопровождения документов.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации возлагается на их руководителей.
1.4. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в структурных подразделениях назначается ответственный из числа сотрудников за ведение делопроизводства, который осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в подразделении.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата администрации, возлагаются следующие основные функции:

- прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в электронной базе;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

- контроль за прохождением документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов,

- ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах исполнения документов;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- печатание проектов поручений, служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов;

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в управление делопроизводства и контроля;

- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленными в подразделении и по электронной почте;

- организация использования в подразделении средств копировальной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- подготовка заявок на получение, учет и выдача в подразделении канцелярских принадлежностей.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей инструкции в аппарате администрации осуществляется управлением делопроизводства и контроля.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием проектов документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения соответствующих заместителей главы администрации области или руководителя аппарата администрации области.
1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники структурных подразделений аппарата администрации обязаны передать через ответственного за ведение делопроизводства находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.
1.9. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении.
1.10. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения и сообщается в управление делопроизводства и контроля. Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата администрации и начальник управления делопроизводства и контроля.
1.11. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется пресс - центром администрации Ивановской области или по разрешению (указанию, поручению) руководителя аппарата администрации области.
1.13. Экземпляр настоящей инструкции выдается руководителям структурных подразделений аппарата администрации области для ознакомления сотрудников под расписку.
1.14. Сотрудники аппарата администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.15. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей инструкции.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в аппарат администрации Ивановской области корреспонденции производятся в централизованном порядке канцелярией управления делопроизводства и контроля. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в канцелярии управления делопроизводства и контроля, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним возможно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции утверждается начальником управления делопроизводства и контроля.
2.3. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в канцелярии управления делопроизводства и контроля с вводом информации о них в СЭД. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер, количество листов приложения.

На регистрируемый документ составляется регистрационно - контрольная карточка (далее - РКК, приложение N 1) в системе электронного документооборота, которая фиксирует дальнейшее прохождение и исполнение документа. При регистрации поступившего документа в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе и одновременно распечатывается регистрационно - контрольная карточка документа, которая вместе с документом направляется по назначению.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе не менее 5 - ти лет.
2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией управления делопроизводства и контроля в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы администрации Ивановской области

Документы, направленные на имя главы администрации Ивановской области передаются в приемную руководителя аппарата администрации для подготовки проекта резолюции главы администрации или, в его отсутствие, лица, исполняющего его обязанности.

Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются канцелярией исполнителям под расписку в журнале регистрации с указанием даты вручения, фамилии, инициалов имени и отчества, а также наименования должности.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в канцелярию управления делопроизводства и контроля.
2.5. Федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, зарегистрированные в канцелярии направляются в юридический отдел аппарата администрации Ивановской области для подготовки проекта соответствующей резолюции главы администрации области и затем передаются руководителю аппарата администрации Ивановской области для представления их главе администрации области.

Документы с резолюцией главы администрации Ивановской области направляются канцелярией соответствующим исполнителям.
2.6. Постановления Законодательного Собрания Ивановской области, зарегистрированные в канцелярии, передаются полномочному представителю главы администрации Ивановской области в Законодательном Собрании Ивановской области для подготовки проекта резолюции главы администрации и затем передаются руководителю аппарата администрации Ивановской области для представления их главе администрации области.
2.7. Копии документов с поручениями главы администрации области направляются канцелярией соответствующим исполнителям и в отдел контроля управления делопроизводства и контроля аппарата администрации области для организации контроля за их исполнением.
2.8. Письменные обращения граждан (письма и телеграммы) направляются в отдел по работе с обращениями граждан.
2.9. Документы, поступившие во исполнение поручений главы администрации Ивановской области или его заместителей, направляются непосредственно руководителям структурных подразделений в соответствии с вопросами, отнесенным к сферам их ведения.
2.10. Договоры, соглашения, доверенности, подписанные главой администрации области подлежат регистрации и хранению в канцелярии управления делопроизводства и контроля. Регистрационные номера договоров (соглашений) и иных документов, составленных двумя и более организациями состоят из регистрационных номеров документа каждой организации и проставляются через косую черту.
2.11. Корреспонденция на иностранных языках, поступившая в администрацию области, направляется в структурное подразделение аппарата администрации, в ведении которого находится осуществление международных связей для перевода и затем подлежит возврату в канцелярию для регистрации и передаче главе администрации или его заместителям.
2.12. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой «лично», а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.
2.13. Зарегистрированные в СЭД документы с регистрационно - контрольной карточкой доставляются в структурные подразделения.

3. Организация работы с документами в подразделениях

3.1. Все документы, в том числе рассмотренные главой администрации Ивановской области или его заместителями, направляются для исполнения только через канцелярию управления делопроизводства и контроля.
3.2. Прием и учет поступивших в подразделение документов осуществляются ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении. Документы, поступившие из других организаций непосредственно главе администрации Ивановской области, заместителям главы администрации или в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в канцелярию управления делопроизводства и контроля.
3.3. В структурном подразделении учет поступления документов ведется по регистрационно - контрольным карточками и в журналах регистрации.

Копии поручений подлежат учету у ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.
3.4. О поступивших документах докладывается соответствующим руководителям. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, свидетельствующими о срочности ее исполнения.
3.5. Рассмотрение документов производится руководителями, как правило, в день их поступления.

Руководители организуют исполнение поступивших к ним документов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, подпись руководителя и дату.
3.6. Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя подразделения, о чем ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении делает соответствующие отметки в системе электронного документооборота.
3.7. Все отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении фиксируются ответственным за ведение делопроизводства как в РКК системы электронного документооборота, так и в распечатанной регистрационно - контрольной карточке.

Информация о ходе и результатах исполнения документов представляется в отдел контроля управления делопроизводства и контроля исполнителями документов.
3.8. Руководители структурных подразделений аппарата администрации Ивановской области обеспечивают:

- оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

сбор и обработку необходимой информации,

- подготовку проекта резолюции на представленную информацию, проекта будущего документа, его оформление, согласование, своевременное представление на подписание (утверждение) руководством администрации области,

- своевременное представление копии резолюции в отдел контроля,

- подготовку документа к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на копирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

Вся необходимая информация заносится ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в регистрационно - контрольные карточки.
3.9. При необходимости оперативного решения вопросов, исполнитель, без составления дополнительных документов делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.10. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Информация о поступивших в подразделения документах и регистрационно - контрольные карточки документов хранятся у ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении 5 лет.
3.11. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в канцелярию управления делопроизводства и контроля для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3.12. При составлении и оформлении документов сотрудники структурных подразделений аппарата администрации области руководствуются настоящей инструкцией и приложениями N 1-13 к ней.

4. Виды официальных документов

Все решения, принимаемые главой администрации Ивановской области, его заместителями, администрацией Ивановской области подлежат обязательному документальному оформлению и признаются официальными документами.

К официальным документам относятся: указы губернатора Ивановской области, распоряжения главы администрации Ивановской области, постановления и распоряжения администрации, договоры и соглашения, исковые заявления в суды, доверенности.

Официальными документами также являются оформленные в надлежащем порядке уставы, положения, регламенты, правила, планы, программы, мероприятия, рекомендации, предложения, представления, поручения, заявления и обращения, письма и другие документы, подписываемые главой администрации Ивановской области или его заместителями (в пределах своей компетенции), решения комиссий, осуществляющих государственные функции в пределах их полномочий,

заключения юридического отдела аппарата администрации Ивановской области в пределах его компетенции.

5. Подготовка и оформление проектов правовых актов

5.1. Подготовка проектов правовых актов Ивановской области осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным указом губернатора Ивановской области от 17 октября 2001 года N 255-уг (в действующей редакции), и регламентом администрации Ивановской области, утвержденным Указом Губернатора Ивановской области от 28 января 2002 года N 9-уг
5.2. Оформление проектов правовых актов осуществляется в соответствии с приложениями N 2, N 3, кроме проектов распоряжений Губернатора Ивановской области по кадровым вопросам.

Оформление проектов распоряжений Губернатора Ивановской области по кадровым вопросам осуществляется в соответствии с требованиями, установленными приказом руководителя аппарата Правительства Ивановской области. //Подпункт изложен в новой редакции на основании распоряжения губернатора Ивановской области от 24 января 2007 года N 35-р
5.3. Акты главы администрации (губернатора) Ивановской области, администрации Ивановской области, отпечатанные на бланке, с сопроводительными документами и листом согласования передаются руководителю аппарата администрации Ивановской области для подписания главой администрации (губернатором) Ивановской области.
5.4. Подписанные акты передаются начальником управления делопроизводства и контроля в отдел подготовки документов управления делопроизводства и контроля для их регистрации и выпуска.
5.5.Подписанные акты направляются адресатам в соответствии с указателями рассылки, причем акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемникам.

Если акты направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен указать в указателе рассылки наименование этих организаций и их почтовые адреса.

Досылка актов осуществляется по заявке подразделения-исполнителя или по указанию руководителя аппарата администрации области, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки.

Замена разосланных актов производится по указанию руководителя аппарата администрации или начальника управления делопроизводства и контроля.

Электронные версии правовых актов могут направляться отделом подготовки документов структурным подразделениям аппарата администрации области, органам государственной власти, учреждениям и организациям по утвержденному списку.
5.6. Подлинники актов, их копии и соответствующие им материалы с указателем рассылки остаются на хранении в отделе подготовки документов управления делопроизводства и контроля в течение 5 - ти лет.

6. Подготовка материалов к заседаниям администрации Ивановской области

Подготовка и проведение заседаний администрации Ивановской области осуществляется в соответствии с регламентом администрации, утвержденным указом губернатора Ивановской области от 28 января 2002 года  N 9-уг и настоящей инструкцией.