1. Материалы к заседанию комиссии готовит секретарь, а также государственные заказчики, заслушиваемые на заседании.
2. В случаях, когда в силу специфики вопроса или по иным обстоятельствам требуется участие дополнительных специалистов, секретарь комиссии по согласованию с председателем имеет право привлекать их для подготовки материалов.
3. Секретарь комиссии совместно с государственными заказчиками готовят следующие материалы:
а) служебную записку на имя председателя комиссии, содержащую просьбу рассмотреть конкретный вопрос на заседании комиссии;
б) краткое обоснование необходимости проведения заседания с предложением по его регламенту;
в) перечень приглашенных лиц, необходимых для надлежащего проведения заседания;
г) другие документы, необходимые для проведения заседаний (информацию о проработке рынка закупаемой продукции, проект государственного контракта и пр.).
4. Секретарь комиссии в 3-дневный срок направляет все материалы председателю комиссии.
5. Председатель комиссии принимает решение о проведении очного или заочного заседания.
6. Для согласования закупок у единственного источника или на закрытом конкурсе государственными заказчиками представляется следующий пакет документов, в состав которого входят:
- письмо с экономическим обоснованием причин закупки;
- протокол конкурсной комиссии госзаказчика;
- информация о проработке рынка поставщиков необходимой продукции;
- проект договора с поставщиком.