8.1. При назначении гражданского служащего на должность государственной гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения должности.
8.2. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность Санкт-Петербурга его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности.
8.3. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой в соответствии с пунктом 6.3 Типового положения, поступит вновь на гражданскую службу либо будет назначен на государственную должность Российской Федерации или Санкт-Петербурга, его личное дело подлежит передаче по новому месту замещения должности.
8.4. Передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается руководителями кадровых служб и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов.
8.5. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа - получателя почтового отправления.
8.6. При подготовке к передаче личное дело гражданского служащего оформляется в следующем порядке:
8.6.1. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Нумерация листов личного дела гражданского служащего производится арабскими цифрами черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.
8.6.2. В начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, уполномоченным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.
8.6.3. На обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно даты подписания приказов о назначении на должность гражданской службы и увольнении с гражданской службы.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 18 мая 2021 года постановлением Правительства Санкт Петербурга от 11 мая 2021 года N 266. - См. предыдущую редакцию)
8.6.4. В конце личного дела гражданского служащего помещается лист-заверитель личного дела гражданского служащего по форме согласно инструкции по делопроизводству в исполнительном органе.
8.6.5. Лист-заверитель личного дела гражданского служащего подписывается работником, уполномоченным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, даты подписания, и заверяется печатью кадровой службы.
8.7. При передаче личных дел гражданских служащих на архивное хранение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга личные дела гражданских служащих оформляются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе с учетом требований пункта 8.6 Типового положения.
8.8. При передаче кадровой службой личного дела гражданского служащего в другой государственный орган либо на архивное хранение в книге учета личных дел гражданских служащих производится соответствующая запись.