Зарегистрированные в секторе служебной документации документы передаются на исполнение в структурные подразделения и иные исполнительные органы под роспись в журнале приема-передачи документов. Работник, ответственный за получение документов, записывает в журнале приема-передачи документов дату получения документов, перечисляет их входящие номера (при наличии у документа признака повторности входящего номера необходимо дополнительно к входящему номеру указать в скобках исходящий номер этого документа),
например:
N 07-106/2103(03-13-622/06-0-1),
Личная подпись | Расшифровка подписи |
Справки о согласовании правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга передаются через сектор служебной документации только с сопроводительным письмом.
Принимая документ на отправку, работник сектора служебной документации проверяет правильность его оформления: наличие обязательных реквизитов и приложений, если они указаны в документе. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.
Для оперативной предпраздничной рассылки поздравительных открыток установлены следующие сроки их поступления в сектор служебной документации: при отправке через отделение почтовой связи - не позднее чем за пять рабочих дней до наступления праздничной даты; при отправке фельдъегерской связью - не позднее чем за два рабочих дня; при отправке телеграфом - за сутки.
Срочная заказная корреспонденция, требующая почтовой отправки, должна быть представлена исполнителем письма в сектор служебной документации не позднее 15-00.
К телеграмме, отправляемой через сектор служебной документации, должны быть приложены две копии.
Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в общий конверт.
Документы, не адресованные в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, раскладываются в адресные ячейки, предназначенные для обмена документами между исполнительными органами, работниками этих исполнительных органов самостоятельно. Работники, ответственные за получение этих документов, самостоятельно записывают номера документов в журнал приема - передачи документов.
Отправка документов осуществляется средствами автоматизированной системы "Кодекс: Служебная корреспонденция" подсистемы "Экспедиция", входящей в состав ЕСЭДД, а также средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта), МЭДО.
Работники структурных подразделений и иных исполнительных органов, участвующие в процессе создания, регистрации, исполнения и хранения документов, несут ответственность за их сохранность.