Организация работы с исходящими документами включает следующее: составление проекта документа, печатание, согласование, подписание, утверждение (в случае необходимости), регистрацию, отправку.
Представляемый на подпись Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернатору Санкт-Петербурга - руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первому заместителю руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, руководителям структурных подразделений проект документа должен быть завизирован всеми исполнителями, ответственными за его подготовку, с расшифровкой их подписей и указанием контактного телефона.
К проекту ответа на входящий документ исполнитель должен приложить подлинник указанного документа.
Письма, подписанные Губернатором Санкт-Петербурга, вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первым заместителем руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, сотрудниками Аппарата Губернатора Санкт-Петербурга, сотрудниками аппарата вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, начальником Секретариата и его заместителями, регистрируются в секторе служебной документации и отправляются адресату, как правило, в день их подписания или на следующий рабочий день.
Ответы в федеральные органы государственной власти имеют право подписывать Губернатор Санкт-Петербурга, вице-губернаторы Санкт-Петербурга, руководители структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
Исходящим номером документа-ответа на входящий документ является регистрационный номер входящего документа. Инициативное письмо регистрируется исходящим номером в соответствии с номенклатурой дел.
Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.
С подписанного и зарегистрированного исходящего документа и приложения к нему снимается копия для хранения в секторе служебной документации.
Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки.
Выдача оригинала подписанного документа на руки допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, указанных в документе. В этом случае на копии документа делается запись о выдаче его на руки, дате получения, ставится подпись получателя с ее расшифровкой, указывается контактный телефон.