Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем и регистрируется в структурном подразделении, ответственном за ее передачу. После передачи текста телефонограмма хранится в том же структурном подразделении до истечения предельных сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте телефонограммы, как правило, должно быть не более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:
исходящий номер и дата телефонограммы;
текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;
входящий номер телефонограммы.