Текст документа отражает основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение.
Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.
Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения в скобках или в примечании. Следует избегать неоправданного употребления иноязычных слов.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с действующим законодательством или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, содержащего ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при необходимости).
Например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов"...
Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.
В тексте документа инициалы располагаются, как правило, после фамилии.
В распорядительных документах (постановление, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю").
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах употребляется форма множественного числа: "решили", "постановили" и т.п.